เช็คล่วงหน้าคืออะไร และทำทะเบียนเช็คจ่ายอย่างไรไม่ให้หลุดสักใบ

กิจการที่ซื้อของแบบมีเครดิตเทอม 30 หรือ 60 วัน มักจ่ายซัพพลายเออร์ด้วยการเขียนเช็คลงวันที่ล่วงหน้าไว้ให้ วิธีนี้สะดวกทั้งสองฝ่าย แต่ความเสี่ยงอยู่ที่ฝั่งผู้สั่งจ่าย เพราะเมื่อมีเช็คหลายใบกระจายอยู่กับคู่ค้าหลายราย ถ้าไม่มีทะเบียนคุม ก็ง่ายมากที่จะลืมว่าวันไหนต้องมีเงินในบัญชีเท่าไร จนเช็คถูกปฏิเสธการจ่าย บทความนี้อธิบายเช็คล่วงหน้า ความเสี่ยงที่ต้องรู้ และวิธีทำ ทะเบียนเช็คจ่าย ให้ติดตามได้ทุกใบ

เช็คล่วงหน้าคืออะไร

เช็คลงวันที่ล่วงหน้า (Post-Dated Cheque) คือเช็คที่ผู้สั่งจ่ายระบุวันที่บนเช็คเป็นวันในอนาคต ผู้รับได้ตัวเช็คไปตั้งแต่วันนี้ แต่จะนำไปขึ้นเงินได้เมื่อถึงวันที่บนหน้าเช็ค

• ฝั่งผู้สั่งจ่าย ได้จ่ายตามเครดิตเทอมโดยไม่ต้องคอยจำวันโอนเอง และวางแผนกระแสเงินสดได้
• ฝั่งผู้รับ ได้หลักประกันว่าจะได้รับเงินเมื่อถึงกำหนด

วันที่ที่สำคัญคือ วันที่บนเช็ค ไม่ใช่วันที่เขียนหรือวันที่ส่งมอบเช็ค เงินในบัญชีต้องพอในวันนั้น

ความเสี่ยงที่ผู้สั่งจ่ายต้องรู้

• เงินในบัญชีไม่พอเมื่อถึงวันที่บนเช็ค ธนาคารจะปฏิเสธการจ่าย (เช็คเด้ง) เสียเครดิตกับคู่ค้า และอาจมีผลทางกฎหมาย
• ยอดในบัญชีดูมากกว่าความจริง ยอดที่เห็นวันนี้ยังไม่ได้หักเช็คที่จ่ายออกไปแล้วแต่ผู้รับยังไม่นำไปขึ้นเงิน ถ้าเอาเงินก้อนนั้นไปใช้ก่อน เช็คที่ถึงกำหนดทีหลังจะไม่มีเงินรองรับ
• เช็คหายหรือตกไปอยู่กับคนอื่น ถ้าไม่ขีดคร่อม ผู้ที่ถือเช็คอาจนำไปขึ้นเงินได้
• เช็คค้างนานไม่มีคนขึ้นเงิน ภาระยังค้างอยู่ และธนาคารมักมีเงื่อนไขเรื่องอายุของเช็ค ควรติดต่อผู้รับเพื่อสอบถาม

ทะเบียนเช็คจ่ายควรมีอะไรบ้าง

ทะเบียนเช็คจ่ายคือรายการเช็คทุกใบที่กิจการออก ไม่ว่าจะใช้สมุดหรือระบบ ควรมีอย่างน้อยคอลัมน์เหล่านี้

วงจรสถานะของเช็คหนึ่งใบ

การแบ่งสถานะให้ชัดช่วยให้ตอบได้ทันทีว่าเช็คแต่ละใบอยู่ตรงไหน

1. รอพิมพ์ บันทึกข้อมูลแล้ว แต่ยังไม่ได้พิมพ์หรือเขียนลงเช็คจริง
2. พิมพ์แล้ว ลงข้อมูลบนเช็คแล้ว รอลงนามและส่งมอบ
3. จ่ายแล้ว ส่งเช็คให้ผู้รับแล้ว แต่เงินยังไม่ถูกตัดจากบัญชี
4. ขึ้นเงินแล้ว ผู้รับนำไปขึ้นเงินเรียบร้อย ยืนยันได้จากรายการเดินบัญชี
5. ยกเลิก เช็คเขียนผิด เสียหาย หรือไม่ได้ใช้

เช็คที่ยกเลิกไม่ควรลบออกจากทะเบียน และควรเก็บตัวเช็คที่ยกเลิกไว้กับต้นขั้ว เพื่อให้เลขที่เช็คเรียงต่อเนื่องและตรวจย้อนหลังได้ว่าไม่มีเช็คใบไหนหายไป

ดูเงินที่ใช้ได้จริงจากทะเบียนเช็ค

สถานะที่ต้องจับตาที่สุดคือ จ่ายแล้วแต่ยังไม่ขึ้นเงิน เพราะเป็นเงินที่ต้องกันไว้

ตัวอย่าง: ยอดเงินในบัญชีวันนี้ 150,000 บาท มีเช็คที่ส่งให้คู่ค้าแล้วแต่ยังไม่ขึ้นเงิน 3 ใบ

เงินที่ใช้ได้จริงจึงเหลือเพียง 150,000 − 120,000 = 30,000 บาท ไม่ใช่ 150,000 บาทอย่างที่เห็นในบัญชี

เคล็ดลับคุมเช็คจ่าย

• ออกเช็คจากใบสำคัญจ่าย ชื่อผู้รับและยอดจะตรงกับใบสำคัญจ่ายเงิน และยอดบนเช็คต้องเป็น ยอดสุทธิหลังหัก ณ ที่จ่าย ไม่ใช่ยอดก่อนหัก
• ขีดคร่อม A/C Payee Only (เข้าบัญชีผู้รับเท่านั้น) เป็นค่าเริ่มต้น เช็คจะเข้าได้เฉพาะบัญชีของผู้รับที่ระบุชื่อ ลดความเสียหายถ้าเช็คหาย
• ตั้งเตือนล่วงหน้า ก่อนถึงวันที่บนเช็ค เพื่อเตรียมเงินให้พอ
• กระทบยอดกับรายการเดินบัญชีทุกเดือน เช็คใบไหนถูกตัดเงินแล้ว ให้เปลี่ยนสถานะเป็นขึ้นเงินแล้วทันที
• พิมพ์แทนเขียนมือ ลดลายมืออ่านยากและตัวเลขผิด ดูวิธีตั้งตำแหน่งให้ตรงช่องได้ที่ พิมพ์เช็คให้ตรงช่อง

สรุป

เช็คล่วงหน้าช่วยให้จ่ายตามเครดิตเทอมได้สะดวก แต่ผู้สั่งจ่ายต้องรู้เสมอว่าวันไหนต้องมีเงินในบัญชีเท่าไร ทะเบียนเช็คจ่ายที่มีวันที่บนเช็ค ผู้รับ ยอดเงิน และสถานะชัดเจน จะบอกได้ทันทีว่าเช็คใบไหนยังรอส่ง ใบไหนรอขึ้นเงิน และเงินที่ใช้ได้จริงเหลือเท่าไร เมื่อกระทบยอดกับธนาคารทุกเดือนและตั้งเตือนล่วงหน้าไว้ เช็คก็จะไม่หลุดสักใบ

---

บทความนี้เป็นข้อมูลทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายหรือบัญชีเฉพาะกรณี เงื่อนไขเกี่ยวกับเช็คอาจต่างกันตามธนาคารและกฎหมายที่บังคับใช้ ณ ขณะนั้น ควรตรวจสอบกับธนาคารหรือปรึกษาผู้เชี่ยวชาญก่อนนำไปปฏิบัติ