คู่มือการใช้งาน VoucherFlow

VoucherFlow คือผู้ช่วยทำเอกสารการเงินสำหรับร้านค้าและกิจการขนาดเล็ก ช่วยออกเอกสารให้ดูเป็นมืออาชีพ ถูกต้องตามแบบของกรมสรรพากร และเก็บประวัติไว้ค้นย้อนหลังได้ - โดยไม่ต้องเปิดโปรแกรมบัญชีที่ซับซ้อน

สิ่งที่ทำได้ในที่เดียว:

• ใบสำคัญรับเงิน และใบสำคัญจ่ายเงิน พร้อมคำนวณ VAT ให้อัตโนมัติ
• ใบรับรองแทนใบเสร็จ (บ.ก.111) สำหรับรายจ่ายที่ไม่มีใบเสร็จ
• ภาษีหัก ณ ที่จ่าย พร้อมหนังสือรับรอง (50 ทวิ) และรายงาน ภ.ง.ด.
• พิมพ์เช็คลงแบบฟอร์มจริง พร้อมทะเบียนเช็คติดตามสถานะ
• รายงานสรุปรับ-จ่าย/ภาษี และส่งออกให้สำนักงานบัญชี

สร้างกิจการ

1. 1
   สมัครสมาชิกที่ เริ่มใช้ฟรี มุมบนขวา (ถ้ามีบัญชีแล้วกด เข้าสู่ระบบ ซึ่งบนมือถืออยู่ในเมนูมุมบนขวา)
2. 2
   ระบบจะส่งอีเมลยืนยันไปให้ กดลิงก์ในอีเมลก่อน แล้วจึงเข้าสู่ระบบได้ (ถ้าไม่เห็นอีเมล ลองดูในโฟลเดอร์จดหมายขยะ) ถ้าคุณสมัครมาจากลิงก์คำเชิญ ยืนยันอีเมลเสร็จระบบจะพากลับไปหน้าคำเชิญให้เอง
3. 3
   ครั้งแรกระบบจะให้ตั้งกิจการของคุณ - กรอก ชื่อกิจการ (เช่น “ร้านสมหวัง” หรือ “บริษัท สมหวัง จำกัด”) แล้วกด สร้างกิจการ แต่ถ้ามีคนเชิญคุณ เข้ากิจการของเขาไว้ หน้านี้จะขึ้นกล่อง คำเชิญที่รอคุณอยู่ ให้ด้านบน กด ตอบรับคำเชิญ ได้เลย ไม่ต้องสร้างกิจการของตัวเอง
4. 4
   เข้าสู่หน้าจอหลัก (แดชบอร์ด) เจ้าของและนักบัญชีจะเห็นการ์ด เริ่มต้นใช้งานระบบของคุณ ไล่ให้ทำทีละข้อ: กรอกข้อมูลกิจการ, เพิ่มคู่ค้า, เพิ่มหมวดค่าใช้จ่าย, สร้างใบสำคัญแรก และเชิญสมาชิก (ไม่บังคับ) ทำครบแล้วการ์ดจะหายไปเอง ถ้ายังไม่พร้อมกดปิดการ์ดไว้ก่อนได้ (การ์ดจะกลับมาในการเข้าใช้ครั้งถัดไปจนกว่าจะทำครบ)

เมนูและแดชบอร์ด

เมนูหลักอยู่แถบด้านซ้าย แบ่งเป็นกลุ่ม เอกสาร (งานที่ทำทุกวัน) และ ข้อมูลและรายงาน ส่วนงานของเจ้าของกิจการรวมอยู่ใต้ ตั้งค่า ที่ท้ายเมนู หน้า แดชบอร์ด เริ่มด้วยแถบ งานค้างตามขั้นตอน (กิจการที่เพิ่งเริ่มจะเห็นแผนผังเต็มแทน อธิบายในหัวข้อถัดไป) แล้วสรุปภาพรวมให้ดูเร็ว ๆ ได้แก่ การ์ด ยอดรับ ยอดจ่าย ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และ เอกสารออกเดือนนี้ กราฟ แนวโน้มรับ-จ่าย 12 เดือน พร้อมรายการ เช็คที่ต้องติดตาม เอกสารล่าสุด และการ์ด เงินสดย่อยคงเหลือ (เมื่อมีกองเงินสดย่อย) (เสมียนจะไม่เห็นการ์ด ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และรายการเช็ค เพราะเป็นงานของเจ้าของหรือนักบัญชี) ถ้าใช้โควตาเอกสารของเดือนใกล้เต็ม จะมีแถบเตือนขึ้นบนแดชบอร์ดด้วย ส่วนท้ายแถบเมนูซ้ายบอกแพ็กเกจปัจจุบัน และจำนวนเอกสารที่ออกไปแล้วของเดือนนี้เสมอ (ใกล้เต็มจะมีแถบโควตาขึ้นให้เห็น) เจ้าของกิจการกดที่แถบนั้นเพื่อเปิดหน้าต่างเลือกแพ็กเกจได้จากทุกหน้า (ระหว่างช่วงทดลองแพ็กเกจโปร แถบขึ้นว่าเหลืออีกกี่วัน) ส่วนแถบใต้หัวข้อด้านบนของหน้าจะแจ้งเมื่อแพ็กเกจใกล้หมดอายุ และแสดงประกาศสำคัญจากผู้ให้บริการ

แผนผังเส้นทางเอกสาร

เมนู เส้นทางเอกสาร (ใต้แดชบอร์ด) เป็นแผนผังว่าเอกสารแต่ละใบต่อกันอย่างไร โดยแยกเป็นแถวตามงานที่ทำ กดที่กล่องเพื่อเปิดหน้านั้น กดตัวเลขในกล่อง (เช่น ฉบับร่าง 3 หรือ รอขึ้นเงิน 2) เพื่อเปิดรายการที่กรองเฉพาะงานนั้นไว้ให้แล้ว และกด สร้าง ในกล่องเพื่อเริ่มเอกสารใบใหม่

กิจการที่เพิ่งเริ่มใช้ (ออกเอกสารยังไม่ครบ 10 ใบ) จะเห็นแผนผังนี้เต็ม ๆ บนแดชบอร์ดด้วย หลังจากนั้นแดชบอร์ดจะเหลือแถบ งานค้างตามขั้นตอน บรรทัดเดียว (ตัวเลขชุดเดียวกัน เรียงตามขั้นของเอกสาร) เพื่อให้เห็นยอดสรุปได้ทันทีโดยไม่ต้องเลื่อน กด ดูแผนผังเต็ม ท้ายแถบเมื่ออยากดูเส้นทางทั้งหมดอีกครั้ง

ค้นหาด่วน สร้างด่วน และกระดิ่ง

แถบบนสุดของหน้าจอมีตัวช่วยที่ใช้บ่อย 3 อย่าง กดใช้ได้จากทุกหน้า:

คู่ค้าคือรายชื่อลูกค้าและผู้ขายที่คุณทำเอกสารด้วยบ่อย ๆ บันทึกไว้ครั้งเดียวแล้วเรียกใช้ซ้ำได้ ไม่ต้องพิมพ์ใหม่ทุกครั้ง

1. 1
   ไปที่เมนู คู่ค้า แล้วกด เพิ่มคู่ค้า
2. 2
   เลือก ประเภท (นิติบุคคล หรือ บุคคลธรรมดา) แล้วกรอก ชื่อ, รหัส (ไม่บังคับ), เลขผู้เสียภาษี/บัตรปชช., สาขา, เบอร์โทร อีเมล LINE ID และที่อยู่ ตามที่มี
3. 3
   กด เพิ่มคู่ค้า ท้ายฟอร์ม - คู่ค้าจะขึ้นมาให้เลือกตอนสร้างเอกสารทันที

ค้นหาคู่ค้าได้จากช่อง ค้นหาคู่ค้า... และแก้ไข/ลบได้จากปุ่มท้ายแถว กดที่ชื่อคู่ค้าเพื่อดูข้อมูลและ เอกสารล่าสุด ที่เคยทำกับรายนั้น การลบไม่กระทบเอกสารที่ออกไปแล้ว

หมวดค่าใช้จ่ายช่วยจัดกลุ่มรายการในใบสำคัญจ่าย เช่น ค่าเช่า ค่าน้ำค่าไฟ ค่าการตลาด เพื่อให้สรุปรายเดือนได้ว่าเงินหมดไปกับอะไรบ้าง

1. 1
   ไปที่เมนู หมวดค่าใช้จ่าย แล้วกด เพิ่มหมวด
2. 2
   กรอก ชื่อหมวด (เช่น “ค่าเช่า”, “ค่าบริการ”) ใส่ รหัสบัญชี และ ลำดับ ได้ถ้าต้องการ
3. 3
   ใส่ งบต่อเดือน (บาท) ถ้าอยากคุมค่าใช้จ่ายหมวดนั้น เว้นว่างไว้ = ไม่ตั้งงบ (แพ็กเกจโปร)
4. 4
   เวลาสร้างใบสำคัญจ่ายและใบรับรองแทนใบเสร็จ จะมีช่อง หมวดค่าใช้จ่าย (ไม่บังคับ) ให้เลือกในแต่ละรายการ
5. 5
   ยอดที่เลือกหมวดไว้จะไปรวมในรายงาน รายจ่ายแยกตามหมวด ที่เมนู รายงาน ให้เห็นว่าเงินออกไปกับอะไรมากที่สุด

ใช้บันทึกเงินที่รับเข้ากิจการ เช่น รับชำระจากลูกค้า ระบบคำนวณ VAT และแปลงจำนวนเงินเป็นตัวอักษรให้อัตโนมัติ พร้อมออกเป็นไฟล์ PDF

1. 1
   ไปที่เมนู ใบสำคัญรับ แล้วกด สร้างใบสำคัญรับ
2. 2
   เลือก วันที่เอกสาร และ คู่ค้า จากรายชื่อ ระบบเติมชื่อ เลขผู้เสียภาษี และที่อยู่ให้เอง (แก้ได้) ถ้าเป็นคนที่ไม่ได้บันทึกไว้ พิมพ์ในช่อง ชื่อคู่ค้า ได้เลย (เลือก ไม่เลือก (กรอกเอง) เมื่อต้องการล้างคู่ค้าที่เลือกไว้)
3. 3
   เลือก วิธีชำระเงิน - เงินสด / โอนเงิน / เช็ค / บัตร / พร้อมเพย์
4. 4
   ใส่ รายการ ทีละบรรทัด (รายละเอียดและจำนวนเงิน) และกด เพิ่มรายการ ถ้ามีหลายบรรทัด ช่องรายละเอียดมีรายการ เคยใช้ ขึ้นให้เลือก ไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ (พิมพ์เองก็ได้) ช่อง VAT ติ๊กไว้ให้ทุกบรรทัดตั้งแต่แรก บรรทัดไหนไม่มีภาษีให้เอาติ๊กออก
5. 5
   เลือกโหมด VAT จากช่องเลือกข้างหัวข้อ รายการ ให้ถูกต้อง แล้วตรวจยอดท้ายฟอร์มที่เรียงตามลำดับการคิดเงิน ยอดก่อน VAT VAT แยกนอก หรือ VAT รวมใน รวมทั้งสิ้น ลูกค้าหัก ณ ที่จ่าย และ ยอดรับสุทธิ (แสดงเฉพาะบรรทัดที่มียอด ถ้าไม่มี VAT และไม่ถูกหักจะเหลือ ยอดสุทธิ บรรทัดเดียว) พร้อมจำนวนเงินตัวอักษรที่ระบบเขียนให้
6. 6
   กด บันทึกร่าง เพื่อเก็บไว้ก่อน หรือ บันทึก & ออกเอกสาร เพื่อออกเลขที่เอกสารและทำให้เป็นฉบับจริง ออกแล้วระบบพาไปหน้าของเอกสารใบนั้น (ดู PDF และส่งให้คู่ค้าได้ทันที) ถ้ากิจการเปิดการอนุมัติเอกสาร เสมียนจะเห็นปุ่ม บันทึก & ส่งขออนุมัติ แทน

VAT แยกนอก / รวมใน

ช่องเลือกโหมด VAT (ข้างหัวข้อ รายการ) มีให้เลือก 3 แบบ เลือกให้ตรงกับที่ตกลงราคากับคู่ค้า:

ลูกค้าหัก ณ ที่จ่ายเรา

ลูกค้าที่เป็นนิติบุคคลมักหักภาษี ณ ที่จ่ายก่อนโอนเงิน (เช่น ค่าบริการ 3%) แล้วส่งหนังสือรับรอง 50 ทวิ มาให้ เปิดสวิตช์ ลูกค้าหักภาษี ณ ที่จ่ายไว้ ในฟอร์มใบสำคัญรับ เลือก ประเภทเงินได้ ระบบเติมหมวดและอัตราแนะนำให้ แล้วคิดยอดภาษีจากยอดก่อน VAT พร้อมแสดง ยอดรับสุทธิ ที่ได้รับจริง ถ้ายอดในใบของลูกค้าไม่ตรง (เช่น ลูกค้าหักเฉพาะค่าแรง) ติ๊ก แก้ยอดให้ตรงกับหนังสือรับรองของลูกค้า แล้วกรอกยอดตามใบได้

สถานะเอกสาร

สถานะ รออนุมัติ และ ถูกตีกลับ มีเฉพาะกิจการที่เปิดการอนุมัติเอกสาร (ดูหัวข้อ อนุมัติเอกสารก่อนออก ในส่วนสมาชิกและสิทธิ์)

ส่งเอกสารให้คู่ค้า

1. 1
   เปิดเอกสารที่ ออกแล้ว แล้วกด ส่งให้คู่ค้า ใช้ได้กับใบสำคัญรับ ใบสำคัญจ่าย ใบรับรองแทนใบเสร็จ และหนังสือรับรอง 50 ทวิ
2. 2
   กด สร้างลิงก์สำหรับคู่ค้า แล้วเลือกวิธีส่ง: คัดลอก ไปวางในแชท, ส่งทาง LINE ซึ่งเปิดแอป LINE ให้เลือกแชทได้เลย หรือกรอกอีเมลคู่ค้าแล้วกด ส่งอีเมล (ถ้าบันทึกอีเมลไว้ในคู่ค้า ระบบเติมให้เอง)
3. 3
   คู่ค้าเปิดลิงก์แล้วดูและดาวน์โหลด PDF ได้ทันทีโดยไม่ต้องสมัคร และหน้าเดิมจะบอกว่าคู่ค้าเปิดดูไปแล้วกี่ครั้ง

กดที่เลขที่หรือชื่อคู่ค้าในตารางเพื่อเปิดหน้ารายละเอียด ดูรายการทั้งใบ ข้อมูลคู่ค้า ณ วันออกเอกสาร และไฟล์แนบได้ในที่เดียว ส่วนปุ่ม Excel ด้านบน (แสดงเมื่อมีเอกสารในรายการ) ใช้ส่งออกรายการเอกสารเป็นไฟล์เดียว ถ้าเปิดรายการที่กรองเฉพาะคู่ค้า ชุดนำเข้า หรือรายการประจำ ไฟล์จะมีเฉพาะเอกสารชุดนั้นเหมือนที่เห็นบนจอ

ใช้บันทึกเงินที่จ่ายออกจากกิจการ ขั้นตอนคล้ายใบสำคัญรับ แต่เพิ่มการระบุหมวดค่าใช้จ่ายในแต่ละบรรทัด

1. 1
   ไปที่เมนู ใบสำคัญจ่าย แล้วกด สร้างใบสำคัญจ่าย
2. 2
   เลือกผู้รับเงิน (ช่อง คู่ค้า) วันที่ และวิธีชำระเงิน
3. 3
   ใส่รายการจ่าย เลือก หมวดค่าใช้จ่าย (ไม่บังคับ) ในแต่ละบรรทัด เพื่อให้สรุปรายเดือนได้สะดวก
4. 4
   ตรวจยอดและโหมด VAT แล้วกด บันทึกร่าง หรือ บันทึก & ออกเอกสาร

สถานะและการยกเลิกเป็นแบบเดียวกับใบสำคัญรับ (ฉบับร่าง / รออนุมัติ / ถูกตีกลับ / ออกแล้ว / ยกเลิก) ถ้ายกเลิกใบสำคัญจ่ายที่มี 50 ทวิ ออกคู่กันแล้ว ระบบจะยกเลิกหนังสือรับรองให้ด้วยเหตุผล เดียวกันโดยอัตโนมัติ

ใช้เมื่อจ่ายเงินจริงแต่ผู้รับ ไม่ออกใบเสร็จ ให้ เช่น ซื้อของจากร้านเล็ก ๆ หรือจ่ายค่าบริการรายย่อย เอกสารนี้ลงเป็นรายจ่ายของกิจการได้ แต่ขอเครดิตภาษีซื้อ (VAT) ไม่ได้

1. 1
   ไปที่เมนู ใบรับรองแทนใบเสร็จ แล้วกด สร้างใบรับรองแทนใบเสร็จ
2. 2
   กรอก วันที่เอกสาร และชื่อผู้รับเงิน (เลือกจาก คู่ค้า/ผู้รับเงินหลัก หรือพิมพ์ในช่อง ชื่อ) และที่สำคัญคือ ผู้รับรอง (บังคับ) กับ ตำแหน่ง (คนในกิจการที่รับรองว่ารายจ่ายนี้เกิดขึ้นจริง) เลือกผู้รับรองจากกลุ่ม เคยใช้ หรือ สมาชิกในกิจการ ได้ ระบบเติมตำแหน่งที่เคยใช้ให้เอง และใบใหม่จะตั้งผู้รับรองคนล่าสุดไว้ให้ก่อน
3. 3
   ใส่ รายการจ่าย แต่ละบรรทัด พร้อมกรอก เหตุผลที่ไม่มีใบเสร็จ ทุกบรรทัด (เช่น “ผู้รับเงินไม่ออกใบเสร็จ”) และระบุ วันที่จ่าย กับ ผู้รับเงิน/ร้านค้า ของแต่ละรายการได้
4. 4
   กด บันทึกร่าง หรือ บันทึก & ออกเอกสาร (ออกแล้วระบบพาไปหน้าของเอกสารใบนั้น)

เงินสดย่อยคือเงินก้อนเล็กที่เก็บไว้จ่ายค่าใช้จ่ายหน้างานประจำวัน เช่น ค่าวินมอเตอร์ไซค์ ค่าจอดรถ ค่ากาแฟรับรองลูกค้า ส่วนเงินทดรองจ่ายคือเงินที่จ่ายล่วงหน้าให้พนักงานไปทำงาน แล้วมาเคลียร์ตามที่ใช้จริง ระบบช่วยบันทึกทั้งสองแบบ แล้วออกใบรับรองแทนใบเสร็จทีเดียวหลายรายการ

1. 1
   ไปที่เมนู เงินสดย่อย แล้วกด สร้างกองเงินสดย่อย ตั้งชื่อกอง ใส่ชื่อผู้รักษาเงิน และกำหนด วงเงิน (บาท) ที่จะถือไว้ (การสร้างกอง ปิดกอง และเบิก/เคลียร์เงินทดรองเป็นหน้าที่ของเจ้าของหรือนักบัญชี ส่วนเสมียนบันทึกรายจ่ายและออกใบรับรองแทนใบเสร็จได้)
2. 2
   กด เติมเงินเข้ากอง เมื่อเบิกเงินสดมาใส่กองครั้งแรก
3. 3
   ทุกครั้งที่จ่าย กด บันทึกรายจ่าย ใส่ผู้รับเงินและเหตุผลที่ไม่มีใบเสร็จ ยอดคงเหลือจะลดลงให้เห็นทันที
4. 4
   พอสิ้นงวด ติ๊กเลือกรายการที่ต้องการแล้วกด ออกใบรับรองแทนใบเสร็จ (ปุ่มบอกจำนวนรายการที่เลือก) แล้วกด สร้างฉบับร่าง ในกล่องยืนยัน ระบบสร้าง บ.ก.111 ฉบับร่างให้ 1 ฉบับครอบคลุมทุกรายการที่เลือก แล้วเปิดหน้าแก้ไขให้ เหลือแค่กรอกผู้รับรองแล้วกดออกเอกสาร
5. 5
   เมื่อเงินในกองพร่อง กด เติมเงินเข้ากอง อีกครั้ง ระบบเติมยอดที่ทำให้กลับเต็มวงเงินให้อัตโนมัติ
6. 6
   เลิกใช้กองเมื่อไร กด คืนเงิน บันทึกเงินที่เหลือคืนบริษัทจนยอดเป็น 0 แล้วกด ปิดกอง (ปิดได้เมื่อยอดคงเหลือเป็น 0 และรายจ่ายที่ไม่มีใบเสร็จออกใบรับรองแทนใบเสร็จครบแล้ว) กล่องยืนยันจะบอกให้เห็นก่อนว่ายังค้างอะไรอยู่

เบิกและเคลียร์เงินทดรองจ่าย

1. 1
   สลับไปแท็บ เงินทดรองจ่าย แล้วกด เบิกเงินทดรองจ่าย ใส่วัตถุประสงค์ ชื่อผู้รับเงินทดรอง และ ยอดเงินทดรอง (บาท) ที่จ่ายให้ ระบบบันทึกยอดเบิกเป็นรายการแรกให้ทันที
2. 2
   ผู้รับเงินใช้จ่ายไปเท่าไร กด บันทึกรายจ่าย ตามจริง ถ้าระหว่างทางต้องจ่ายให้เพิ่ม กด เบิกเพิ่ม
3. 3
   รายจ่ายที่ไม่มีใบเสร็จ ติ๊กเลือกแล้วกด ออกใบรับรองแทนใบเสร็จ เหมือนเงินสดย่อย แล้วออกเอกสารฉบับร่างให้เรียบร้อย
4. 4
   กด เคลียร์เงินทดรอง ระบบสรุปยอดเบิกกับยอดใช้จริงให้ ถ้าเงินเหลือ จะบันทึกว่าผู้รับเงินคืนส่วนที่เหลือ ถ้าใช้เกิน จะบันทึกว่าบริษัทจ่ายเพิ่มให้ แล้วเปลี่ยนสถานะจาก รอเคลียร์ เป็น เคลียร์แล้ว

รายการที่รวมอยู่ในใบรับรองแทนใบเสร็จแล้ว (แม้ยังเป็นฉบับร่าง) จะลบไม่ได้ ถ้าจำเป็นต้องแก้ ใบที่ยังเป็นฉบับร่างให้ลบฉบับร่างนั้น ใบที่ออกแล้วให้ยกเลิกก่อน แล้วรายการจะกลับมาลบหรือออกใหม่ได้ ถึงกองจะปิดหรือเคลียร์ไปแล้วก็ยังออกใบใหม่ได้ แต่ลบรายการไม่ได้แล้ว

สำหรับรายการที่เกิดซ้ำทุกงวด เช่น ค่าเช่าออฟฟิศรายเดือน ตั้งครั้งเดียวแล้วให้ระบบสร้างเอกสารให้เองตามรอบ - ไม่ต้องมานั่งทำซ้ำทุกเดือน

1. 1
   ไปที่เมนู ใบสำคัญประจำ แล้วกด สร้างรายการประจำ
2. 2
   ตั้ง ชื่อรายการประจำ เลือก ประเภทเอกสาร (ใบสำคัญจ่ายเงิน หรือใบสำคัญรับเงิน) และ ความถี่ (รายสัปดาห์ / รายเดือน / รายไตรมาส / รายปี) พร้อม ทุก ๆ (รอบ) เช่น ทุก 2 เดือน
3. 3
   กำหนด วันที่เริ่ม (ออกครั้งแรก) และจะใส่ วันสิ้นสุด (ไม่บังคับ) หรือ จำนวนครั้งสูงสุด (ไม่บังคับ) ก็ได้
4. 4
   เลือกว่าจะ ออกเอกสารอัตโนมัติ (ออกเลขที่ให้เลย) หรือให้สร้างเป็น ฉบับร่าง ไว้ตรวจก่อน แล้วใส่คู่ค้าและรายการตามปกติ
5. 5
   ถ้าเป็นใบสำคัญจ่ายที่ต้องหักภาษี เปิดสวิตช์ หัก ณ ที่จ่าย ในเทมเพลตได้ ใบสำคัญที่ระบบสร้างตามรอบจะหักตามอัตรานี้ และถ้าตั้งออกเอกสารอัตโนมัติไว้ ระบบจะออก 50 ทวิ ให้ด้วยทุกครั้ง ส่วนใบสำคัญรับที่ลูกค้าหักเราไว้ทุกรอบ เปิดสวิตช์ ลูกค้าหักภาษี ณ ที่จ่ายไว้ แทน ระบบบันทึกภาษีตามอัตรานี้ทุกใบ

สถานะของรายการประจำ: ทำงาน / พัก / สิ้นสุด หยุดชั่วคราวด้วยปุ่ม พักการทำงาน และกลับมาใช้ด้วย เปิดทำงาน รายการที่กำลังทำงานสั่ง สร้างตอนนี้ เพื่อทำเอกสารทันทีนอกรอบได้ ถ้าตั้งออกเอกสารอัตโนมัติไว้ ระบบจะถามยืนยันก่อนออกเลขที่ (เอกสารที่ออกแล้วแก้ตัวเลขไม่ได้) ถ้าไม่ได้ตั้งจะได้เป็นฉบับร่างไว้ตรวจ ถ้ารายการประจำเลยกำหนดแล้วยังไม่ออก ระบบจะเตือนที่กระดิ่งด้วย ถ้ากิจการเปิดการอนุมัติเอกสาร และคนที่กดสร้างตอนนี้ (หรือคนที่ตั้งรายการไว้ กรณีระบบสร้างตามรอบ) เป็นเสมียน ระบบจะสร้างฉบับร่างแล้วส่งขออนุมัติให้แทนการออกเลขที่

เมื่อจ่ายค่าบริการบางประเภท กิจการต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายไว้ แล้วออก หนังสือรับรองการหักภาษี (50 ทวิ) ให้ผู้ถูกหัก ระบบช่วยคำนวณและออกเอกสารให้ (ผู้ชมเปิดดูได้ แต่สร้างและออกเอกสารได้เฉพาะเจ้าของกับนักบัญชี)

1. 1
   ไปที่เมนู หัก ณ ที่จ่าย แล้วกด สร้าง 50 ทวิ
2. 2
   เลือก ผู้ถูกหักภาษี และกรอกเลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลัก (บังคับตอนออกเอกสาร) พร้อม วันที่จ่าย
3. 3
   เลือก แบบยื่น - ภ.ง.ด.3 (บุคคลธรรมดา) หรือ ภ.ง.ด.53 (นิติบุคคล) และ เงื่อนไขการหัก (หักไว้ ณ ที่จ่าย / ออกให้ตลอดไป / ออกให้ครั้งเดียว / อื่น ๆ (ระบุ) แล้วพิมพ์เงื่อนไขเอง)
4. 4
   แต่ละรายการเลือก หมวดตามแบบ 50 ทวิ (แถว 1-6 ของแบบสรรพากร เช่น มาตรา 3 เตรส สำหรับค่าจ้างทำของ/ค่าบริการ/ค่าเช่า) แล้วใส่ ประเภทเงินได้, อัตรา % และ ฐานภาษี ระบบจะรวมภาษีที่ต้องหักให้ ถ้าเลือกจากรายการแนะนำ ระบบเลือกหมวดให้อัตโนมัติ
5. 5
   ถ้ามีเงินสมทบ กบข./ประกันสังคม/กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ กรอกในส่วน เงินสมทบกองทุน (ถ้ามี) เพื่อพิมพ์ลงบรรทัดของแบบ ไม่มีก็เว้นว่างได้
6. 6
   กด บันทึกร่าง หรือ บันทึก & ออกหนังสือรับรอง

รายงาน ภ.ง.ด.3/53

ถึงเวลายื่นภาษี เจ้าของหรือนักบัญชีกดปุ่ม รายงาน ภ.ง.ด. ที่หน้าหัก ณ ที่จ่าย (หรือปุ่ม รายงาน ภ.ง.ด.3/53 ที่หน้ารายงาน) เลือกแบบยื่น เดือน และปี (พ.ศ.) แล้วกด แสดง จากนั้นดาวน์โหลดเป็น Excel CSV หรือไฟล์ RD Prep (.txt) สำหรับนำเข้าโปรแกรม RD Prep ของกรมสรรพากรผ่านเมนูโอนย้ายข้อมูล ไปยื่นหรือส่งให้สำนักงานบัญชีได้เลย รายงานสรุปเฉพาะหนังสือรับรองที่ออกแล้ว ปุ่มดาวน์โหลดจะแสดงเมื่อเดือนนั้นมีรายการ และกดเปิดหัวข้อ วิธีนำไฟล์เข้าโปรแกรม RD Prep (โอนย้ายข้อมูล) ท้ายหน้าเพื่อดูวิธีนำเข้าทีละขั้น

ภาษีที่ลูกค้าหักเรา

แท็บ ภาษีที่ลูกค้าหักเรา ในหน้าหัก ณ ที่จ่าย รวมใบสำคัญรับทุกใบที่ลูกค้าหักภาษีไว้ (ดูวิธีบันทึกที่ ลูกค้าหัก ณ ที่จ่ายเรา) เลือกปีเพื่อดูยอดภาษีที่ลูกค้าหักรวมทั้งปี ยอดที่ได้รับหลักฐานแล้ว และยอดที่ยังรอ 50 ทวิ ใช้เป็นเครดิตภาษีตอนยื่นแบบสิ้นปี กรองเฉพาะรายการ รอ 50 ทวิ จากลูกค้า เพื่อทวงลูกค้า เลือกหลายแถวแล้วกด บันทึกว่าได้รับ 50 ทวิ ทีเดียวได้ และส่งออกตารางเป็น CSV ให้สำนักงานบัญชี ถ้ายังมีรายการรอรับ กระดิ่งด้านบนจะเตือนไว้ด้วย

พิมพ์ข้อความลงบนแบบฟอร์มเช็คของธนาคารให้ตรงช่อง พร้อมเก็บทะเบียนเช็ค เพื่อติดตามว่าใบไหนพิมพ์แล้ว จ่ายแล้ว หรือขึ้นเงินแล้ว (ผู้ชมเปิดดูได้ แต่สร้างและพิมพ์เช็คได้เฉพาะเจ้าของกับนักบัญชี)

1. 1
   ไปที่เมนู เช็ค แล้วกด สร้างเช็ค
2. 2
   ถ้ามีใบสำคัญจ่ายที่ออกแล้ว เลือก อ้างอิงใบสำคัญจ่าย (ไม่บังคับ) เพื่อดึงชื่อผู้รับและจำนวนเงินมาให้อัตโนมัติ หรือเริ่มจากหน้าใบสำคัญจ่ายที่ออกแล้ว (ที่เลือกวิธีชำระเงินเป็นเช็ค) กด สร้างเช็คจากใบนี้ ในกล่อง ขั้นต่อไป ระบบจะเลือกใบสำคัญให้เลย
3. 3
   กรอก เลขที่เช็ค, ธนาคาร, ลงวันที่ (สั่งจ่ายล่วงหน้าได้), ผู้รับเงิน (เลือกจากคู่ค้าหรือชื่อที่เคยใช้ได้) จำนวนเงิน และ ภาษาที่พิมพ์ลงเช็ค ถ้าตั้งค่าแบบเช็คไว้แล้ว ระบบเลือกแบบเริ่มต้นและเติมชื่อธนาคารให้ เปลี่ยนได้ที่ช่อง แบบเช็ค (ธนาคาร) ถ้าเลขเช็คกับธนาคารตรงกับเช็คที่บันทึกไว้แล้ว (รวมใบที่ยกเลิก) จะมีกล่องเตือนพร้อมลิงก์ไปเช็คใบเดิม ยังบันทึกต่อได้ แต่ควรตรวจว่าไม่ได้ใช้เช็คใบเดิมซ้ำ
4. 4
   ช่อง ขีดคร่อม "A/C PAYEE ONLY" (เข้าบัญชีผู้รับเท่านั้น) ติ๊กไว้ให้แล้ว ถ้าไม่ต้องการให้เอาติ๊กออก แล้วกด บันทึก ระบบจะพาไปหน้าของเช็คใบนั้น
5. 5
   กด ดู / พิมพ์ PDF เพื่อพิมพ์ลงเช็คจริง

เมื่อจ่ายเช็คไปแล้ว อัปเดตสถานะตามจริงได้: บันทึกว่าพิมพ์แล้ว → บันทึกว่าจ่ายแล้ว → บันทึกว่าขึ้นเงินแล้ว เช็คที่ยังไม่จ่าย (รอพิมพ์และพิมพ์แล้ว) จะขึ้นในการ์ด เช็คที่ต้องติดตาม บนแดชบอร์ดและที่กระดิ่ง เรียงตามวันที่บนเช็ค ส่วนกล่อง เช็ค ในแผนผังเส้นทางเอกสารนับให้แยกตามขั้น (รอพิมพ์ / รอส่งให้ผู้รับ / รอขึ้นเงิน) กดตัวเลขเพื่อดูเช็คกลุ่มนั้น

ตั้งค่าแบบเช็ค

เช็คแต่ละธนาคารวางช่องไม่เหมือนกัน ตั้งค่าแบบของธนาคารครั้งเดียว แล้วใช้ซ้ำได้ทุกใบ

1. 1
   ที่หน้าเช็ค กด ตั้งค่าแบบเช็ค แล้วกด สร้างแบบเช็ค
2. 2
   ใส่ชื่อธนาคาร ขนาดกระดาษ และติ๊ก ตั้งเป็นแบบเริ่มต้น ถ้าใช้บ่อย
3. 3
   จัดตำแหน่งด้วยการ ลากฟิลด์บนภาพเช็ค ตรง ๆ หรือคลิกฟิลด์แล้วกดปุ่มลูกศรเพื่อขยับทีละ 0.5 มม. (กด Shift ค้างไว้ขยับทีละ 2 มม.) (ค่าของฟิลด์ที่เลือกแสดงเป็นมิลลิเมตรให้ปรับละเอียดได้)
4. 4
   ถ้าเบี้ยวทั้งแผ่น ให้ปรับ ขนาดกระดาษ + Calibration (มม.) เพื่อเลื่อนทุกฟิลด์พร้อมกัน (บวก X = ไปทางขวา, บวก Y = ลงล่าง)
5. 5
   กด ดูตัวอย่าง / พิมพ์ทดสอบ เพื่อดูผลก่อนพิมพ์จริง แล้วกด บันทึก

ดูสรุปและส่งออกข้อมูลไปทำบัญชีต่อได้ง่าย ๆ

1. 1
   ไปที่เมนู รายงาน เลือก ประเภทรายงาน: รับ-จ่าย, ภาษีซื้อ-ขาย (VAT) หรือ รายจ่ายแยกตามหมวด
2. 2
   เลือกช่วงเวลาที่ช่อง ตั้งแต่ และ ถึง แล้วกด แสดง
3. 3
   กดปุ่ม Excel หรือ CSV ที่มุมบนขวา เพื่อดาวน์โหลดไปส่งสำนักงานบัญชี (ปุ่มแสดงเมื่อช่วงที่เลือกมีข้อมูล)

นำเข้าเอกสารย้อนหลัง

ย้ายมาจาก Excel หรือโปรแกรมอื่น เอาใบสำคัญรับ/จ่ายย้อนหลังเข้ามาทีเดียวได้ รายงาน ภาษี และการเทียบกับเดือนก่อนจึงครบตั้งแต่วันแรก (แพ็กเกจเริ่มต้นขึ้นไป เจ้าของหรือนักบัญชีเป็นผู้นำเข้า)

1. 1
   นำเข้า คู่ค้า ก่อน (ถ้ามี) เอกสารจะผูกกับคู่ค้าให้เองเมื่อเลขผู้เสียภาษีหรือชื่อตรงกันรายเดียว
2. 2
   กด นำเข้าย้อนหลัง ที่หน้าใบสำคัญรับหรือใบสำคัญจ่าย แล้วดาวน์โหลด เทมเพลต Excel (หรือ เทมเพลต CSV) ใส่แถวละหนึ่งรายการ ใบที่มีหลายรายการใส่เลขที่เดียวกันหลายแถว (ช่องประเภท วันที่ คู่ค้า ใส่แค่แถวแรกของใบก็ได้)
3. 3
   อัปโหลด (.xlsx หรือ .csv ไม่เกิน 3 MB และ 2,000 แถว) แล้วกด ตรวจสอบไฟล์ ระบบคำนวณ VAT และยอดสุทธิ (หักยอดหัก ณ ที่จ่ายที่กรอกไว้ในไฟล์ ใบสำคัญรับใช้ช่องนี้กรอกยอดที่ลูกค้าหักเราไว้ได้) ให้ดูก่อน ถ้าไฟล์มีช่อง ยอดสุทธิ ยอดต้องตรงกับที่คำนวณได้ ใบที่มีปัญหาจะบอกเลขแถวให้แก้
4. 4
   กด นำเข้า … ใบ แล้วยืนยันตัวเลขในกล่อง เอกสารจะมีสถานะ ออกแล้ว ทันที (ไม่ผ่านขั้นอนุมัติ และไม่ออก 50 ทวิ ให้)

เมนู ตั้งค่า ท้ายแถบเมนูซ้ายรวมงานตั้งค่าทั้งหมดไว้ที่เดียว โดยมีเมนูย่อยแบ่งเป็น 3 กลุ่ม: องค์กร (ข้อมูลบริษัท, สมาชิก, การอนุมัติเอกสาร), การเงินและเอกสาร (ภาษี (VAT), รูปแบบเลขเอกสาร, แพ็กเกจ & การชำระเงิน) และ ระบบ & ความปลอดภัย (การแจ้งเตือน, ความปลอดภัย, อุปกรณ์สมาชิก, บันทึกกิจกรรม)

ข้อมูลบริษัทและโลโก้

ที่ ตั้งค่า > ข้อมูลบริษัท กรอก ชื่อบริษัท / กิจการ (ตามหนังสือรับรอง), เลขประจำตัวผู้เสียภาษี (13 หลัก), ประเภทผู้เสียภาษี, สาขา, ที่อยู่ และเบอร์โทร ข้อมูลชุดนี้คือหัวกระดาษที่พิมพ์บนเอกสารทุกใบ และอัปโหลด โลโก้องค์กร เพื่อให้ขึ้นบน PDF ได้ด้วย

อัปโหลด ลายเซ็นผู้มีอำนาจลงนาม (แนะนำ PNG พื้นหลังโปร่งใส) ได้ในหน้าเดียวกัน ด้วยปุ่ม อัปโหลดลายเซ็น ระบบบันทึกทันทีโดยไม่ต้องกดบันทึกฟอร์ม เก็บแบบส่วนตัว ดูรูปได้จากปุ่ม ดูลายเซ็น (บันทึกการเปิดทุกครั้ง) และเปลี่ยนหรือลบได้ตลอด ระบบจะประทับให้อัตโนมัติในช่องผู้จัดทำของใบสำคัญ ช่องผู้รับรองของใบรับรองแทนใบเสร็จ และช่องลงชื่อผู้จ่ายเงินของหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย (50 ทวิ - ปิดการประทับเฉพาะ 50 ทวิ ได้ที่ ตั้งค่า > รูปแบบเลขเอกสาร) ส่วนช่องลายเซ็นของคู่ค้าจะเว้นว่างไว้ให้เซ็นจริงเสมอ ไม่อัปโหลดก็ได้ เอกสารจะแสดงเส้นประว่างตามเดิม

ภาษี (VAT)

ที่ ตั้งค่า > ภาษี (VAT) เปิด จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ถ้ากิจการจด VAT แล้วตั้ง อัตรา VAT (%) (ค่าปกติ 7%) ทุกเอกสารที่สร้างหลังจากนั้นจะคำนวณตามอัตรานี้

รูปแบบเลขเอกสาร

ที่ ตั้งค่า > รูปแบบเลขเอกสาร กำหนดได้ทีละประเภทเอกสาร: คำนำหน้า, ตัวคั่น, ปีในเลข (พ.ศ. / ค.ศ. / ไม่มี), สวิตช์ ใส่เดือนในเลข ({MM}), หลักลำดับ, รีเซ็ต (รายปี / รายเดือน / ไม่รีเซ็ต) และ เลขเริ่มต้น พร้อมเลือก ขนาดกระดาษ PDF (เต็มหน้า A4 หรือ ครึ่ง A4) ยกเว้นหนังสือรับรอง 50 ทวิ ที่พิมพ์เป็น A4 เสมอ ส่วนเลขเริ่มต้นแก้ได้จนกว่าจะออกเอกสารใบแรกของรอบนั้น

การ์ด หัก ณ ที่จ่าย ในหน้าเดียวกันมีส่วน การพิมพ์เอกสาร 50 ทวิ ให้เลือก จำนวนฉบับที่พิมพ์ (2 ฉบับ ตามมาตรฐานสรรพากร หรือ 4 ฉบับ เพิ่มชุดของกิจการ) และเปิด/ปิด แสดงโลโก้กิจการ กับ ประทับลายเซ็นผู้จ่ายเงิน บนแบบได้

ถ้ามีคนช่วยงานหลายคน เชิญเข้ามาในกิจการแล้วกำหนดสิทธิ์ให้เหมาะกับหน้าที่ได้ที่ ตั้งค่า > สมาชิก

1. 1
   ในกล่อง เชิญสมาชิก กรอก อีเมล ของเพื่อนร่วมงาน เลือก สิทธิ์ (เชิญได้เป็น นักบัญชี เสมียน หรือผู้ชม) แล้วกด ส่งคำเชิญ
2. 2
   ผู้รับต้องสมัครหรือเข้าสู่ระบบด้วยอีเมลนั้นเพื่อกดยอมรับคำเชิญ (จะกดปฏิเสธก็ได้) คำเชิญมีอายุ 7 วัน คำเชิญที่ยังไม่ตอบรับอยู่ในหัวข้อ คำเชิญที่รอตอบรับ พร้อมวันหมดอายุ ใบที่เกินกำหนดจะขึ้นป้าย หมดอายุแล้ว และไม่นับรวมในจำนวนคนของแพ็กเกจอีก
3. 3
   ที่ปุ่มท้ายแถวคำเชิญ กด ส่งคำเชิญอีกครั้ง เพื่อต่ออายุและส่งอีเมลซ้ำ ยกเลิกคำเชิญ เพื่อปิดลิงก์เดิมทันที หรือเปิดเมนูจุดสามจุดแล้วกด คัดลอกลิงก์คำเชิญ ส่งให้เองทาง LINE
4. 4
   เปลี่ยนสิทธิ์ หรือ ถอดออกจากกิจการ ได้จากปุ่มท้ายแถวในตารางรายชื่อ (แถวของเจ้าของกิจการและของตัวคุณเองไม่มีปุ่มนี้)

อนุมัติเอกสารก่อนออก

ถ้าอยากให้มีคนตรวจเอกสารของเสมียนก่อนออกเลขที่จริง เจ้าของกิจการเปิด เสมียนต้องส่งเอกสารให้อนุมัติก่อนออก ได้ที่ ตั้งค่า > การอนุมัติเอกสาร (ปิดไว้เป็นค่าเริ่มต้น) เจ้าของและนักบัญชียังออกเอกสารได้ทันทีตามเดิม

1. 1
   เสมียนกรอกใบสำคัญตามปกติ แล้วกด บันทึก & ส่งขออนุมัติ (หรือกด ส่งขออนุมัติ ที่หน้าเอกสาร) ระหว่างรออนุมัติแก้ไขไม่ได้ ถ้าต้องแก้ให้กด ถอนคำขอ ก่อน
2. 2
   ผู้อนุมัติเห็นงานที่กระดิ่ง (เอกสารรออนุมัติ) และทาง LINE ถ้าเชื่อมไว้ กดเข้าไปตรวจรายการในหน้าเอกสาร แล้วกด อนุมัติและออกเอกสาร ระบบออกเลขที่ให้ทันที (และ 50 ทวิ ถ้ามีหัก ณ ที่จ่าย)
3. 3
   ถ้าไม่ผ่าน กด ตีกลับ พร้อมเหตุผล เอกสารกลับเป็นฉบับร่างให้เสมียนแก้ไข เสมียนเห็นที่กระดิ่ง (เอกสารของคุณถูกตีกลับ) และในหัวข้อ ถูกตีกลับ รอแก้ไข ของหน้าเอกสารรออนุมัติ กด แก้ไขแล้วส่งใหม่ แล้วกด ส่งขออนุมัติอีกครั้ง

ใช้ได้กับใบสำคัญรับ ใบสำคัญจ่าย และใบรับรองแทนใบเสร็จ ใบสำคัญประจำที่เสมียนตั้งไว้ก็เข้าคิวอนุมัติเช่นกัน ถ้ากิจการยังไม่มีเสมียน สวิตช์นี้ยังไม่มีผลอะไร

ดูแลว่าใครเข้าใช้งานบัญชีบ้าง และตรวจย้อนหลังได้ว่าใครทำอะไรกับเอกสารเงิน

ระบบช่วยเตือนงานให้ 2 ทาง: กระดิ่งมุมบนขวา ในแอป รวมสิ่งที่ต้องทำ (เอกสารรออนุมัติ หรือสำหรับเสมียนคือเอกสารของคุณถูกตีกลับ เช็คที่ต้องติดตาม ใบสำคัญค้างฉบับร่าง ใบสำคัญประจำเกินกำหนด) และประกาศจากผู้ให้บริการ ส่วน LINE OA ของกิจการ (เจ้าของกิจการเป็นผู้ตั้งค่า) แจ้งทันทีเมื่อออกเอกสารใหม่ (ใบสำคัญ / 50 ทวิ / พิมพ์เช็ค) และเมื่อมีเอกสารรออนุมัติหรือถูกตีกลับ ส่วนเรื่องต่อไปนี้แจ้งรวมรอบเช้าทุกวัน: เช็คใกล้ครบกำหนด, ใบสำคัญประจำที่ระบบสร้างให้ (รวมกรณีที่ออกเลขไม่ได้เพราะโควตาเต็ม), หมวดค่าใช้จ่ายที่ใกล้เกินงบหรือเกินงบแล้ว และแพ็กเกจใกล้หมดอายุหรือหมดอายุแล้ว

นอกจากนี้ทุกวันที่ 1 ช่วงเช้า LINE จะได้ สรุปประจำเดือน ของเดือนที่ผ่านมา: รายรับ-รายจ่ายเทียบเดือนก่อน ภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่ต้องยื่น (ภ.ง.ด.3 / ภ.ง.ด.53) ภาษีขาย-ภาษีซื้อ (เฉพาะกิจการที่จด VAT) หมวดค่าใช้จ่ายสูงสุด 3 หมวด และงานค้าง พร้อมปุ่มเปิดรายงานของเดือนนั้น ส่งเฉพาะเดือนที่มีเอกสารออก ถ้าวันที่ 1 ส่งไม่สำเร็จ ระบบลองใหม่ให้เองถึงวันที่ 3

เชื่อมต่อ LINE OA (ทำครั้งเดียว)

1. 1
   สร้าง LINE Official Account ฟรีที่ manager.line.biz ตั้งชื่อให้สื่อว่าใช้ภายใน เช่น "แจ้งเตือนบัญชี - ชื่อร้าน"
2. 2
   ใน LINE Official Account Manager ไปที่ ตั้งค่า > Messaging API แล้วกดเปิดใช้งาน (ครั้งแรกระบบจะให้สร้าง provider) เสร็จแล้วจะเห็น Channel Secret ในหน้านี้
3. 3
   เข้า developers.line.biz เปิด channel ที่เพิ่งสร้าง ไปที่แท็บ Messaging API แล้วกด Issue ใต้หัวข้อ Channel access token (long-lived) เพื่อออก token
4. 4
   กลับมาที่ VoucherFlow: ตั้งค่า > การแจ้งเตือน เปิดสวิตช์ เปิดใช้งานการแจ้งเตือน LINE วาง Channel Access Token และ Channel Secret แล้วกดบันทึก สวิตช์ แจ้งเตือนเมื่อออกเอกสาร (ใบสำคัญ / 50 ทวิ / พิมพ์เช็ค), แจ้งเตือนเมื่อหมวดค่าใช้จ่ายใกล้เกินงบ และ ส่งสรุปประจำเดือนทุกวันที่ 1 เปิดไว้ให้ตั้งแต่แรก ปิดเรื่องที่ไม่อยากรับได้ (สวิตช์เตือนงบใช้ได้ตั้งแต่แพ็กเกจโปรต่ำกว่านั้นจะกดไม่ได้)
5. 5
   กดปุ่มคัดลอก Webhook URL ที่แสดงใต้ช่องผู้รับ ไปวางใน LINE Developers แท็บ Messaging API ช่อง Webhook URL แล้วเปิดสวิตช์ Use webhook ด้วย (จุดที่ลืมกันบ่อยที่สุด)
6. 6
   ใน LINE Official Account Manager ไปที่ ตั้งค่า > การตอบกลับ ปิด ข้อความตอบกลับอัตโนมัติ และ ข้อความทักทายเพื่อนใหม่ เพื่อไม่ให้ปนกับข้อความยืนยันของระบบ

เพิ่มผู้รับแจ้งเตือน

1. 1
   ให้คนที่จะรับแจ้งเตือน (เช่น เจ้าของ ฝ่ายบัญชี) เพิ่ม OA เป็นเพื่อน โดยสแกน QR code จากหน้า LINE Official Account Manager
2. 2
   ที่ ตั้งค่า > การแจ้งเตือน กด สร้างรหัสเชื่อมต่อ จะได้รหัสเช่น VF-483920 ใช้ได้ 10 นาที (หลายคนใช้รหัสเดียวกันได้ในช่วงเวลานี้)
3. 3
   ให้ผู้รับพิมพ์รหัสนั้นส่งในแชท OA ระบบจะตอบกลับว่าเชื่อมต่อสำเร็จ และเพิ่มเข้ารายชื่อ ผู้รับ ให้อัตโนมัติ (ลบผู้รับออกภายหลังได้โดยลบบรรทัดนั้นในช่องผู้รับแล้วกดบันทึก)
4. 4
   กดรีเฟรชหน้าเพื่อดูผู้รับที่เพิ่งเชื่อมต่อ แล้วตั้ง เตือนล่วงหน้า (วัน) ก่อนเช็คครบกำหนด (ค่าเริ่มต้น 3 วัน) แล้วกดบันทึก

ข่าวสารจากทีมงาน VoucherFlow (เช่น แจ้งปรับปรุงระบบ) จะเข้าที่กระดิ่งเช่นกัน และย้อนอ่านทั้งหมดได้ที่หน้า ประกาศจากผู้ให้บริการ

เลือกแพ็กเกจให้พอดีกับปริมาณงานของร้าน เลือกจ่ายรายเดือนหรือรายปีก็ได้ ชำระผ่าน PromptPay ครั้งเดียวต่อรอบ ไม่มีการตัดเงินอัตโนมัติ แพ็กเกจฟรีออกเอกสารได้ครบทุกประเภท (ใบสำคัญรับ-จ่าย, บ.ก.111, 50 ทวิ และพิมพ์เช็ค) ส่งเอกสารให้คู่ค้าผ่านลิงก์ อีเมล และ LINE และส่งออกรายการเอกสารเป็น Excel ได้ สิ่งที่ต่างกันระหว่างแพ็กเกจคือจำนวนเอกสารต่อเดือน จำนวนผู้ใช้ และฟีเจอร์ด้านล่าง

1. 1
   ไปที่ ตั้งค่า > แพ็กเกจ & การชำระเงิน เพื่อดูแพ็กเกจปัจจุบัน โควตาเอกสารเดือนนี้ จำนวนผู้ใช้ และวันครบกำหนดรอบถัดไป (หรือกดแถบแพ็กเกจท้ายเมนูซ้ายเพื่อเปิดหน้าต่างเลือกแพ็กเกจได้เลย)
2. 2
   ในหัวข้อ อัปเกรดแพ็กเกจ เลือกรอบ รายเดือน หรือ รายปี จากปุ่มสลับก่อน แล้วกด อัปเกรด ที่แพ็กเกจที่ต้องการ (ถ้าใช้แพ็กเกจที่ต้องจ่ายอยู่แล้ว จะไม่มีปุ่มสลับรอบ การอัปเกรดกลางรอบจ่ายเฉพาะส่วนต่างของวันที่เหลือ และวันครบกำหนดคงเดิม)
3. 3
   ในหน้าต่างชำระเงิน ถ้ามีโค้ดส่วนลดให้พิมพ์ในช่อง โค้ดส่วนลด (ถ้ามี) แล้วกด ใช้โค้ด (ใช้ได้ตอนซื้อจากแพ็กเกจฟรีแบบรายปี ต่ออายุใช้โค้ดไม่ได้) จากนั้นกดปุ่ม ชำระเงิน ที่แสดงยอดจริง
4. 4
   สแกน QR PromptPay ด้วยแอปธนาคาร ระบบจะอัปเกรดให้อัตโนมัติเมื่อได้รับเงิน ไม่ต้องส่งสลิปให้ใคร (ถ้าหน้าจอหยุดรอแล้ว กด ตรวจสอบสถานะ เปลี่ยนใจกด ยกเลิกการชำระเงิน)