VoucherFlow เทียบกับโปรแกรมบัญชีเต็มรูปแบบ
โปรแกรมบัญชีเต็มรูปแบบทำตั้งแต่ผังบัญชี บัญชีแยกประเภท (GL) จนถึงงบการเงิน ส่วน VoucherFlow เน้นจัดทำเอกสารการเงินและภาษีให้ออกได้เร็ว ใช้ง่าย ราคาประหยัด บทความนี้เทียบขอบเขตให้ชัดว่าต่างกันอย่างไร เหมาะกับใคร และใช้ร่วมกันได้แค่ไหน
อัปเดตล่าสุด
เมื่อต้องเลือกเครื่องมือสำหรับงานเงิน ๆ ทอง ๆ ของกิจการ หลายคนสับสนว่า VoucherFlow คือโปรแกรมบัญชีอีกตัวหนึ่งหรือเปล่า คำตอบสั้น ๆ คือ "ไม่ใช่" ทั้งสองอย่างแก้คนละโจทย์ และในหลายกรณีควรใช้คู่กัน ไม่ใช่เลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง บทความนี้จะอธิบายความต่างของขอบเขตให้ชัด เพื่อช่วยให้คุณตัดสินใจได้ถูกตั้งแต่ต้น
ขอบเขตของโปรแกรมบัญชีเต็มรูปแบบ
โปรแกรมบัญชีเต็มรูปแบบถูกออกแบบมาเพื่อทำ "ระบบบัญชี" ของกิจการให้ครบวงจร หัวใจของมันคือบัญชีแยกประเภท (General Ledger หรือ GL) ที่บันทึกทุกรายการเป็นเดบิต-เครดิต ตามผังบัญชี (Chart of Accounts) ที่วางไว้ จากข้อมูลตรงนี้ระบบจะประมวลผลต่อเป็นงบการเงิน เช่น งบกำไรขาดทุน งบดุล และงบกระแสเงินสด
นอกจากนี้โปรแกรมบัญชียังมักครอบคลุมงานอย่างการกระทบยอดธนาคาร การคำนวณค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ การปิดงบสิ้นปี การจัดการสต็อกแบบเชื่อมบัญชี และการจัดเตรียมข้อมูลเพื่อยื่นภาษีนิติบุคคล งานเหล่านี้ต้องอาศัยความเข้าใจหลักบัญชีพอสมควร และโดยทั่วไปต้องมีนักบัญชีหรือสำนักงานบัญชีดูแล จึงมาพร้อมความซับซ้อนและค่าใช้จ่ายที่สูงกว่าตามขอบเขตงานที่กว้าง
ขอบเขตของ VoucherFlow
VoucherFlow ไม่ได้ตั้งใจมาแทนระบบบัญชี GL แต่โฟกัสที่ "การจัดทำเอกสารการเงินและภาษี" ให้ออกได้เร็ว ถูกต้อง และเป็นระเบียบ ได้แก่ ใบสำคัญรับเงิน ใบสำคัญจ่ายเงิน ใบรับรองแทนใบเสร็จ (บ.ก.111) หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) พร้อมข้อมูลสำหรับยื่น ภ.ง.ด.3/53 และการพิมพ์เช็คลงแบบฟอร์มจริง
จุดเด่นคือใช้ง่ายโดยไม่ต้องมีพื้นฐานบัญชีลึก กรอกข้อมูลคู่ค้าและรายการ ระบบจะคำนวณ VAT และภาษีหัก ณ ที่จ่ายตามหลักการปัดเศษที่ถูกต้อง ออกเลขที่เอกสารต่อเนื่องอัตโนมัติ แปลงจำนวนเงินเป็นตัวอักษรให้ และสร้าง PDF พร้อมพิมพ์หรือส่งให้คู่ค้าได้ทันที เมื่อขอบเขตแคบและชัด ราคาจึงประหยัดและเริ่มใช้ได้เร็วกว่ามาก ดูฟีเจอร์ทั้งหมดได้ที่หน้า คุณสมบัติ
VoucherFlow ไม่ใช่ระบบบัญชีแยกประเภท (GL) จึงไม่มีผังบัญชี การลงเดบิต-เครดิต หรือการออกงบการเงินให้ หากกิจการต้องการงบการเงินและการปิดงบ ยังคงต้องใช้โปรแกรมบัญชีหรือสำนักงานบัญชีควบคู่กันไป
ตารางเปรียบเทียบ
| ด้าน | โปรแกรมบัญชีเต็มรูปแบบ | VoucherFlow |
|---|---|---|
| เป้าหมายหลัก | ระบบบัญชีครบวงจรของกิจการ | จัดทำเอกสารการเงิน/ภาษีให้ออกได้เร็ว |
| บัญชีแยกประเภท (GL) | มี | ไม่มี |
| ผังบัญชี / เดบิต-เครดิต | มี | ไม่มี |
| งบการเงิน (งบดุล/กำไรขาดทุน) | ออกได้ | ออกไม่ได้ |
| ใบสำคัญรับ-จ่าย / บ.ก.111 | มักทำได้แต่ตั้งค่ายุ่งกว่า | เป็นงานหลัก ออกง่ายและเร็ว |
| หัก ณ ที่จ่าย / 50 ทวิ / ภ.ง.ด.3-53 | ทำได้ตามแพ็กเกจ | รองรับโดยตรง |
| พิมพ์เช็คลงฟอร์มจริง | มีบ้าง แล้วแต่โปรแกรม | มี (พร้อมการปรับตำแหน่ง) |
| ความง่ายในการเริ่มใช้ | ต้องตั้งค่าและเข้าใจบัญชี | เริ่มใช้ได้เร็ว ไม่ต้องมีพื้นฐานบัญชีลึก |
| ราคา | สูงกว่าตามขอบเขตงาน | ประหยัด เน้นเอกสาร |
| ส่งต่อให้สำนักงานบัญชี | เป็นระบบบัญชีอยู่แล้ว | ส่งออก Excel/CSV ให้ต่อยอดได้ |
ส่งต่อข้อมูลให้สำนักงานบัญชี
แม้ VoucherFlow จะไม่ใช่ระบบบัญชี แต่ก็ไม่ได้เป็นเกาะที่ตัดขาดจากงานบัญชี เอกสารและรายการที่บันทึกไว้สามารถส่งออกเป็นไฟล์ Excel หรือ CSV เพื่อให้นักบัญชีหรือสำนักงานบัญชีนำไปลงบัญชีในโปรแกรม GL ต่อได้ เช่น สรุปรายการรับ-จ่าย ยอด VAT และรายการหักภาษี ณ ที่จ่ายในแต่ละงวด
แนวทางที่ได้ผลดีในทางปฏิบัติคือ ให้ทีมหน้างานออกเอกสารและจัดเก็บหลักฐานผ่าน VoucherFlow ระหว่างเดือน แล้วส่งไฟล์สรุปให้สำนักงานบัญชีปิดงวด วิธีนี้ลดงานพิมพ์เอกสารซ้ำซ้อนและความผิดพลาดจากการคีย์มือ ขณะที่งานบัญชีตามมาตรฐานยังอยู่ในมือผู้เชี่ยวชาญเหมือนเดิม
เหมาะกับใคร
VoucherFlow เหมาะกับกลุ่มที่ต้องการ "ออกเอกสารให้เร็วและถูกต้อง" โดยไม่อยากแบกระบบบัญชีทั้งก้อน
- SME และร้านค้า ที่ต้องออกใบสำคัญรับ-จ่ายและเอกสารภาษีเป็นประจำ แต่ยังไม่จำเป็นต้องลงทุนกับโปรแกรมบัญชีเต็มรูป
- กิจการที่ใช้สำนักงานบัญชีภายนอก อยู่แล้ว ต้องการเครื่องมือออกเอกสารหน้างานที่ใช้ง่าย แล้วส่งไฟล์ให้สำนักงานบัญชีปิดงบ
- สำนักงานบัญชี ที่อยากให้ลูกค้าออกเอกสารต้นทางได้เองอย่างเป็นระเบียบ ลดงานทวงเอกสารและจัดรูปแบบใหม่
ส่วนกิจการที่ต้องการงบการเงิน การปิดงบ และระบบบัญชีครบวงจร ยังจำเป็นต้องมีโปรแกรมบัญชีหรือสำนักงานบัญชีเป็นหลัก โดยใช้ VoucherFlow เป็นตัวช่วยด้านเอกสารต้นทาง
ใช้ร่วมกันได้
ทางเลือกที่ดีที่สุดสำหรับหลายกิจการไม่ใช่ "เลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง" แต่คือใช้ทั้งสองอย่างให้แต่ละตัวทำในสิ่งที่ถนัด VoucherFlow ดูแลให้เอกสารหน้างานออกได้เร็วและถูกต้อง ส่วนโปรแกรมบัญชีหรือสำนักงานบัญชีดูแลการลงบัญชีและงบการเงิน เมื่อเชื่อมกันด้วยไฟล์ส่งออก งานทั้งสองฝั่งก็ไหลต่อกันได้โดยไม่ต้องทำซ้ำ
หากกำลังมองหาเครื่องมือที่ช่วยลดเวลาออกเอกสารการเงินและภาษี ลองเริ่มใช้ฟรีเพื่อดูว่าช่วยงานคุณได้แค่ไหน หรืออ่านแนวคิดเบื้องหลังเครื่องมือนี้เพิ่มเติมได้ที่หน้าเกี่ยวกับเรา
ข้อมูลเปรียบเทียบนี้เป็นข้อมูลทั่วไปเพื่อช่วยในการตัดสินใจ อ้างอิงข้อมูลที่เผยแพร่ต่อสาธารณะ ณ วันที่จัดทำ คุณสมบัติและราคาของแต่ละบริการอาจเปลี่ยนแปลงได้ โปรดตรวจสอบกับผู้ให้บริการแต่ละรายก่อนตัดสินใจ
พร้อมลดงานเอกสารการเงินให้ง่ายขึ้นแล้วหรือยัง?
VoucherFlow ออกใบสำคัญรับ-จ่าย ใบรับรองแทนใบเสร็จ (บ.ก.111) หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) และพิมพ์เช็ค ครบในที่เดียว เริ่มทดลองใช้ได้ฟรี