VoucherFlow เทียบกับการทำเอกสารด้วย Excel
เปรียบเทียบการทำใบสำคัญรับ-จ่าย ใบรับรองแทนใบเสร็จ (บ.ก.111) และหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย ด้วย Excel กับการใช้ VoucherFlow - ทั้งเรื่องเลขที่เอกสาร การคำนวณ VAT/หัก ณ ที่จ่าย จำนวนเงินตัวอักษร การทำ PDF และการทำงานหลายคน
อัปเดตล่าสุด
Excel เป็นเครื่องมือที่ยืดหยุ่นและใช้ได้ดีมาก กิจการขนาดเล็กจำนวนมากเริ่มทำใบสำคัญรับ ใบสำคัญจ่าย หรือใบรับรองแทนใบเสร็จด้วย Excel หรือ Word ก่อน และในช่วงที่เอกสารยังมีไม่กี่ใบต่อเดือน วิธีนี้ก็เพียงพอ บทความนี้เปรียบเทียบอย่างเป็นกลางว่าเมื่อปริมาณเอกสารเริ่มมากขึ้น การทำด้วย Excel กับการใช้ระบบเฉพาะอย่าง VoucherFlow ต่างกันตรงไหน
ข้อจำกัดที่มักเจอเมื่อทำเอกสารด้วย Excel
Excel ถูกออกแบบมาเป็นตารางคำนวณทั่วไป ไม่ใช่ระบบจัดทำเอกสารการเงินโดยเฉพาะ เมื่อนำมาทำใบสำคัญรับ-จ่ายจำนวนมาก จุดที่มักกลายเป็นภาระมีดังนี้
- เลขที่เอกสารต้องคุมเอง เสี่ยงซ้ำหรือข้าม ทุกครั้งที่ออกใบใหม่ต้องจำว่าเลขล่าสุดคือเท่าไร แล้วพิมพ์เลขถัดไปเอง พอมีหลายไฟล์หรือหลายคนช่วยกันทำ เลขซ้ำหรือเลขกระโดดเกิดขึ้นได้ง่าย ซึ่งเป็นปัญหาเวลาตรวจสอบย้อนหลังหรือเรียงเอกสารส่งบัญชี
- คำนวณ VAT และหัก ณ ที่จ่ายผิดได้ง่าย สูตรในเซลล์ถูกแก้ทับโดยไม่ตั้งใจได้ การปัดเศษก็ขึ้นอยู่กับว่าวางสูตรไว้อย่างไร หลายคนปัดเศษ VAT หรือภาษีหัก ณ ที่จ่ายทีละบรรทัดแล้วบวกกัน ทำให้ยอดรวมคลาดเคลื่อนจากการปัดเศษครั้งเดียวจากฐานรวม นอกจากนี้การสลับระหว่างโหมด VAT แยกนอกกับรวมใน ก็ต้องระวังว่าใช้สูตรถูกตัว
- ไม่มีจำนวนเงินตัวอักษรอัตโนมัติ เอกสารการเงินไทยต้องมีจำนวนเงินเป็นตัวอักษร เช่น "หนึ่งหมื่นสองพันบาทถ้วน" การพิมพ์เองทุกใบทั้งช้าและพิมพ์ผิดได้ โดยเฉพาะกรณีที่มีคำว่า "เอ็ด" "ยี่สิบ" หรือยอดเกินล้าน
- ทำ PDF และจัดหน้าให้พิมพ์สวยได้ยาก การจัดให้ตารางพอดีหน้า A4 ทุกใบ คุมขอบ คุมฟอนต์ และ export เป็น PDF ที่หน้าตาเหมือนกันทุกครั้ง ต้องตั้งค่าพื้นที่พิมพ์เองและตรวจทุกใบ
- แชร์หลายคนแล้วชนกัน แม้ Google Sheets จะแก้พร้อมกันได้ แต่ก็เกิดการพิมพ์ทับ ลบผิดแถว หรือแย่งเลขที่เอกสารกันได้ และไม่มีการจำกัดสิทธิ์ว่าใครแก้อะไรได้บ้าง ทุกคนที่มีลิงก์มักแก้ได้หมด
จุดที่ VoucherFlow เข้ามาช่วย
VoucherFlow ออกแบบมาสำหรับการจัดทำเอกสารการเงินไทยโดยเฉพาะ จึงจัดการงานซ้ำ ๆ เหล่านี้ให้อัตโนมัติ
- เลขที่เอกสารรันอัตโนมัติแบบไม่ซ้ำ ระบบออกเลขที่เอกสารแบบต่อเนื่องให้เอง แยกชุดตามประเภท (ใบสำคัญรับ ใบสำคัญจ่าย หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย) และตามปี โดยจองเลขแบบ atomic จึงไม่ซ้ำและไม่ข้าม แม้หลายคนออกเอกสารพร้อมกัน
- คำนวณและปัดเศษถูกต้องตามหลัก คำนวณ VAT จากฐานรวมแล้วปัดเศษครั้งเดียว รองรับทั้งโหมดแยกนอกและรวมใน คำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่ายจากฐานรวมต่อประเภทเงินได้แล้วปัดครั้งเดียวเช่นกัน อัตรา VAT ปรับได้ตามที่ตั้งค่าไว้ ไม่ผูกตายที่ 7% และยอดจ่ายสุทธิจะตรงกับยอดก่อนภาษีบวก VAT ลบภาษีหัก ณ ที่จ่ายเสมอ
- จำนวนเงินตัวอักษรอัตโนมัติ ระบบแปลงยอดเงินเป็นข้อความภาษาไทยให้ทันที ครอบคลุมกรณี "ถ้วน" เมื่อไม่มีสตางค์ คำว่า "เอ็ด" และยอดหลักล้าน แล้วบันทึกข้อความนี้ลงเอกสารตอนออกจริง
- ออก PDF ขนาด A4 พร้อมพิมพ์ เอกสารทุกใบจัดหน้าเป็น PDF รูปแบบเดียวกัน หน้าตาเหมือนกันทุกครั้ง พร้อมดาวน์โหลดหรือพิมพ์ได้ทันที
- ทำงานหลายคนพร้อมกำหนดสิทธิ์ รองรับผู้ใช้หลายคนในกิจการเดียวกัน โดยแยกบทบาท เช่น เจ้าของ นักบัญชี เสมียน และผู้ชม จึงควบคุมได้ว่าใครออกหรือยกเลิกเอกสารได้บ้าง ลดการแก้ทับกันโดยไม่ตั้งใจ
- รายงานและส่งออก Excel ให้ฝ่ายบัญชี สรุปรายการตามช่วงเวลาและรวบรวมรายการหัก ณ ที่จ่ายเพื่อเตรียมข้อมูล ภ.ง.ด. ได้ และยังส่งออกเป็น Excel เพื่อส่งต่อให้นักบัญชีหรือผู้สอบบัญชีใช้งานต่อได้ - คุณจึงได้ความสะดวกของระบบเฉพาะ พร้อมความยืดหยุ่นของ Excel ในขั้นตอนปิดบัญชี
ภาพรวมการเปรียบเทียบ
| ด้าน | Excel / Google Sheets | VoucherFlow |
|---|---|---|
| ต้นทุนเริ่มต้น | ฟรี/มีอยู่แล้ว | มีค่าบริการตามแพ็กเกจ |
| ความยืดหยุ่นของตาราง | สูงมาก ปรับเองได้ทุกอย่าง | ตามรูปแบบเอกสารที่ออกแบบไว้ |
| เลขที่เอกสาร | ต้องคุมเอง เสี่ยงซ้ำ/ข้าม | รันอัตโนมัติไม่ซ้ำ แยกตามประเภทและปี |
| คำนวณ VAT / หัก ณ ที่จ่าย | วางสูตรเอง เสี่ยงปัดเศษคลาด | คำนวณจากฐานรวมและปัดครั้งเดียว |
| จำนวนเงินตัวอักษร | พิมพ์เอง พิมพ์ผิดได้ | แปลงให้อัตโนมัติ |
| ทำ PDF A4 พร้อมพิมพ์ | ต้องจัดหน้าและตั้งค่าพิมพ์เอง | ออก PDF รูปแบบเดียวกันทุกใบ |
| หลายคนทำพร้อมกัน | Sheets ทำได้ แต่ชนกันง่าย | รองรับหลายผู้ใช้ + กำหนดสิทธิ์ |
| รายงาน / เตรียมข้อมูลบัญชี | ทำรายงานเองได้ | สรุปและส่งออก Excel ให้บัญชี |
Excel ยังเหมาะกับใคร
Excel ไม่ใช่ตัวเลือกที่แย่ และยังเหมาะกับหลายสถานการณ์
- กิจการที่ออกเอกสารน้อยมากต่อเดือน และดูแลคนเดียว
- ช่วงเริ่มต้นที่ยังต้องการคุมต้นทุนและยังไม่ต้องการระบบอัตโนมัติ
- งานที่ต้องปรับแต่งตารางเฉพาะทางมาก ๆ ซึ่ง Excel ยืดหยุ่นกว่า
ไม่ได้แปลว่า Excel แย่ - มันเป็นเครื่องมือที่ดีและยืดหยุ่นมาก เพียงแต่ถูกออกแบบมาเป็นตารางคำนวณทั่วไป ไม่ใช่ระบบจัดทำเอกสารการเงินที่คุมเลขที่ การคำนวณภาษี และการออก PDF ให้โดยเฉพาะ การเลือกขึ้นอยู่กับปริมาณเอกสารและจำนวนคนที่ทำงานร่วมกัน
สรุป
ถ้าออกเอกสารไม่กี่ใบต่อเดือนและทำคนเดียวไหว Excel ก็ยังตอบโจทย์ แต่เมื่อปริมาณเอกสารเพิ่มขึ้น มีหลายคนช่วยกันทำ หรือเริ่มกังวลเรื่องเลขที่ซ้ำและการคำนวณภาษีผิด ระบบเฉพาะอย่าง VoucherFlow จะช่วยลดงานซ้ำและความผิดพลาดได้ชัดเจน ทั้งเรื่องเลขที่อัตโนมัติ การคำนวณที่ถูกต้อง จำนวนเงินตัวอักษร PDF พร้อมพิมพ์ และการส่งออกข้อมูลให้บัญชี - ดูแพ็กเกจและราคา เพื่อประเมินว่าคุ้มกับปริมาณงานของคุณหรือไม่
บทความนี้เป็นข้อมูลทั่วไปเพื่อช่วยในการตัดสินใจ ไม่ใช่คำแนะนำทางภาษีหรือกฎหมายเฉพาะกรณี คุณสมบัติของระบบอาจปรับปรุงเปลี่ยนแปลงได้ ก่อนนำไปปฏิบัติจริงควรตรวจสอบกับนักบัญชี / ผู้สอบบัญชีของกิจการ
ข้อมูลเปรียบเทียบนี้เป็นข้อมูลทั่วไปเพื่อช่วยในการตัดสินใจ อ้างอิงข้อมูลที่เผยแพร่ต่อสาธารณะ ณ วันที่จัดทำ คุณสมบัติและราคาของแต่ละบริการอาจเปลี่ยนแปลงได้ โปรดตรวจสอบกับผู้ให้บริการแต่ละรายก่อนตัดสินใจ
พร้อมลดงานเอกสารการเงินให้ง่ายขึ้นแล้วหรือยัง?
VoucherFlow ออกใบสำคัญรับ-จ่าย ใบรับรองแทนใบเสร็จ (บ.ก.111) หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) และพิมพ์เช็ค ครบในที่เดียว เริ่มทดลองใช้ได้ฟรี