ใบรับรองแทนใบเสร็จ (บ.ก.111) ใช้เมื่อไหร่ ทำอย่างไรให้ถูกต้อง

ทุกกิจการย่อมมีรายจ่ายที่ "จ่ายไปจริง" แต่กลับ "ไม่มีใบเสร็จ" มายืนยัน เช่น ค่าแท็กซี่ ค่าที่จอดรถ หรือซื้อของจากผู้ขายรายย่อยที่ไม่ออกเอกสารให้ ถ้าปล่อยไว้โดยไม่มีหลักฐานอะไรเลย รายจ่ายเหล่านี้อาจถูกตั้งคำถามตอนตรวจสอบบัญชีและภาษี ใบรับรองแทนใบเสร็จ หรือแบบ บ.ก.111 จึงเป็นเครื่องมือที่กิจการใช้รับรองรายจ่ายเหล่านี้ด้วยตัวเอง

บ.ก.111 คืออะไร

ใบรับรองแทนใบเสร็จ (บ.ก.111) คือเอกสารที่กิจการ "จัดทำขึ้นเอง" เพื่อรับรองว่ามีรายจ่ายเกิดขึ้นจริง ในกรณีที่ไม่สามารถเรียกใบเสร็จหรือหลักฐานการจ่ายจากผู้รับเงินได้ ผู้มีอำนาจในกิจการจะลงนามรับรองว่ารายการนั้นได้จ่ายไปจริงตามที่ระบุ

ในแง่ของระบบเอกสาร บ.ก.111 ถือเป็นชนิดย่อยของใบสำคัญจ่ายเงิน ไม่ใช่เอกสารคนละประเภท จึงออกเลขที่ จัดเก็บ และตรวจสอบย้อนหลังได้เหมือนใบสำคัญจ่ายทั่วไป เพียงแต่มีช่องสำหรับผู้รับรองและเหตุผลที่ไม่มีใบเสร็จเพิ่มเข้ามา

ใช้เมื่อไหร่

หลักการง่าย ๆ คือใช้เมื่อ "จ่ายจริง แต่ไม่มีใบเสร็จ" ตัวอย่างที่พบบ่อย

• ค่าเดินทางรายย่อย เช่น ค่าแท็กซี่ ค่ามอเตอร์ไซค์รับจ้าง ค่าทางด่วน ที่ไม่มีใบเสร็จออกให้
• ค่าที่จอดรถ ตามอาคารหรือลานจอดที่ออกเพียงบัตรจอด ไม่มีใบเสร็จในนามกิจการ
• ซื้อของจากผู้ขายรายย่อย เช่น ร้านค้าแผงลอย ตลาด หรือบุคคลธรรมดาที่ไม่ออกใบเสร็จ
• ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด ที่จำเป็นต่อการดำเนินงาน แต่ผู้รับเงินไม่มีระบบออกเอกสาร

ข้อควรระวังคือ บ.ก.111 มีไว้สำหรับกรณีที่ "เรียกใบเสร็จไม่ได้จริง ๆ" ไม่ใช่ทางลัดเพื่อเลี่ยงการขอใบเสร็จ หากผู้รับเงินสามารถออกใบเสร็จหรือใบกำกับภาษีได้ ควรขอเอกสารตัวจริงเสมอ เพราะให้สิทธิประโยชน์ทางภาษีมากกว่า

ข้อมูลที่ต้องระบุให้ครบ

เพื่อให้ใบรับรองแทนใบเสร็จน่าเชื่อถือและใช้เป็นหลักฐานได้ ควรระบุข้อมูลต่อไปนี้ให้ครบในแต่ละรายการ

• ผู้รับเงิน ชื่อและข้อมูลเท่าที่ทราบของผู้ที่ได้รับเงิน
• วันที่จ่าย วันที่เกิดรายจ่ายจริง
• รายละเอียดรายจ่าย ระบุว่าจ่ายค่าอะไร เพื่อกิจกรรมใดของกิจการ
• จำนวนเงิน ทั้งตัวเลขและจำนวนเงินตัวอักษรกำกับ
• เหตุผลที่ไม่มีใบเสร็จ เช่น "ผู้รับเงินเป็นผู้ขายรายย่อยไม่ออกใบเสร็จ" หรือ "ค่าโดยสารไม่มีใบเสร็จ"
• ผู้รับรองรายจ่าย ชื่อและตำแหน่งของผู้มีอำนาจในกิจการที่ลงนามรับรอง

ยิ่งรายละเอียดชัดและสมเหตุสมผล โอกาสที่รายจ่ายจะได้รับการยอมรับก็ยิ่งสูง เอกสารที่กรอกข้อมูลครบและออกเลขที่ต่อเนื่องยังช่วยให้กระทบยอดและตรวจสอบย้อนหลังได้สะดวก

จุดสำคัญ: ลงรายจ่ายได้ แต่เครดิตภาษีซื้อไม่ได้

นี่คือประเด็นที่เข้าใจผิดกันบ่อยที่สุด บ.ก.111 ช่วยให้ "ลงเป็นรายจ่ายทางบัญชี" ได้ก็จริง แต่ "ไม่ก่อสิทธิเครดิตภาษีซื้อ" เพราะ บ.ก.111 ไม่ใช่ใบกำกับภาษี

ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ที่ผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT จะนำมาเครดิตเป็นภาษีซื้อได้นั้น ต้องมีหลักฐานเป็นใบกำกับภาษีที่ถูกต้องครบถ้วนตามกฎหมายเท่านั้น เมื่อ บ.ก.111 เป็นเอกสารที่กิจการทำขึ้นเองและไม่มีใบกำกับภาษีรองรับ จึงไม่มีภาษีซื้อให้เครดิต

พูดให้ชัด: บ.ก.111 ทำให้รายจ่ายมีหลักฐานเพื่อหักเป็นค่าใช้จ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิได้ แต่ไม่ช่วยเรื่องเครดิต VAT จึงต่างจากใบกำกับภาษีที่ให้ได้ทั้งสองอย่าง

ความสัมพันธ์กับการหัก ณ ที่จ่าย

อีกประเด็นที่ต้องแยกให้ออกคือ การมีหรือไม่มีใบเสร็จ เป็นคนละเรื่องกับหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่าย

ถ้ารายจ่ายนั้นเข้าข่ายต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายตามประเภทเงินได้ เช่น ค่าจ้างทำของหรือค่าบริการที่จ่ายให้บุคคลธรรมดา หน้าที่หักภาษียังคงอยู่ แม้ผู้รับเงินจะไม่ออกใบเสร็จก็ตาม กล่าวคือ การใช้ บ.ก.111 รับรองรายจ่าย ไม่ได้ยกเว้นให้กิจการไม่ต้องหักภาษี

ในทางปฏิบัติ เมื่อมีการหักภาษี กิจการผู้จ่ายต้องออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย (50 ทวิ)ให้ผู้รับเงิน และนำส่งภาษีพร้อมยื่นแบบ ภ.ง.ด. ตามประเภทผู้ถูกหัก โดยทั่วไปภ.ง.ด.3สำหรับผู้ถูกหักที่เป็นบุคคลธรรมดา และภ.ง.ด.53สำหรับนิติบุคคล แต่สำหรับรายจ่ายเล็กน้อยอย่างค่าแท็กซี่หรือค่าที่จอดรถ มักไม่เข้าเงื่อนไขการหักภาษีอยู่แล้ว จึงใช้ บ.ก.111 รับรองรายจ่ายได้โดยไม่ต้องออก 50 ทวิ

สรุป

ใบรับรองแทนใบเสร็จ (บ.ก.111) คือทางออกสำหรับรายจ่ายที่จ่ายจริงแต่ไม่มีใบเสร็จ ขอเพียงกรอกข้อมูลให้ครบ ระบุเหตุผลที่ไม่มีใบเสร็จ และมีผู้รับรองลงนาม จุดที่ต้องจำให้ขึ้นใจคือ ลงเป็นรายจ่ายได้ แต่เครดิตภาษีซื้อ (VAT) ไม่ได้ และอย่าลืมว่าหน้าที่หัก ณ ที่จ่ายยังคงอยู่หากรายจ่ายนั้นเข้าเงื่อนไข อ่านนิยามเพิ่มเติมได้ที่ บ.ก.111 ในอภิธานศัพท์ และ ภาษีหัก ณ ที่จ่าย

---

บทความนี้เป็นข้อมูลทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำแนะนำทางภาษีหรือกฎหมายเฉพาะกรณี ก่อนนำไปปฏิบัติจริงควรตรวจสอบประกาศกรมสรรพากรฉบับล่าสุด หรือปรึกษาผู้ทำบัญชี / ผู้สอบบัญชีของกิจการ