ใบสำคัญจ่ายคืออะไร พร้อมวิธีคุมเงินสดย่อยและเงินทดรองจ่าย
อธิบายใบสำคัญจ่ายเงินและหลักฐานที่ควรแนบ วิธีตั้งกองเงินสดย่อยแบบวงเงินคงที่ (imprest) การเติมเงินกลับเต็มวงเงิน และการเบิก-เคลียร์เงินทดรองจ่ายให้ตรวจสอบย้อนหลังได้
ทุกวันกิจการมีเงินไหลออกหลายทาง ทั้งค่าสินค้าให้ซัพพลายเออร์ ค่าเช่า ค่าบริการ ไปจนถึงค่าวินมอเตอร์ไซค์และค่าจอดรถหลักสิบบาท ถ้าเงินออกไปโดยไม่มีเอกสารกำกับ พอถึงสิ้นเดือนก็ไล่ไม่ได้ว่าจ่ายให้ใคร จ่ายค่าอะไร และใครเป็นคนอนุมัติ บทความนี้อธิบาย ใบสำคัญจ่าย ซึ่งเป็นเอกสารหลักของฝั่งจ่ายเงิน และวิธีคุม เงินสดย่อย กับ เงินทดรองจ่าย ซึ่งเป็นจุดที่เงินหลุดง่ายที่สุดของกิจการเล็ก
ใบสำคัญจ่ายคืออะไร
ใบสำคัญจ่ายเงิน คือเอกสารที่ กิจการจัดทำขึ้นเอง เพื่อบันทึกว่าจ่ายเงินให้ใคร เป็นค่าอะไร จำนวนเท่าไร จ่ายด้วยวิธีไหน และใครเป็นผู้จัดทำ ผู้อนุมัติ และผู้รับเงิน
ใบสำคัญจ่ายไม่ได้มาแทนใบเสร็จของผู้รับเงิน แต่ทำหน้าที่เป็น "ใบปะหน้า" ที่รวบรวมหลักฐานของการจ่ายครั้งนั้นไว้ในที่เดียว เอกสารฝั่งจ่ายที่พบบ่อยมีสามแบบ
| เอกสาร | ใครออก | ใช้ทำอะไร |
|---|---|---|
| ใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษี | ผู้รับเงิน (คู่ค้า) | หลักฐานว่าคู่ค้าได้รับเงินแล้ว ใบกำกับภาษีใช้เครดิตภาษีซื้อได้ |
| ใบสำคัญจ่ายเงิน | กิจการ | บันทึกการจ่าย ผู้อนุมัติ และผูกหลักฐานทั้งหมดไว้ด้วยกัน |
| ใบรับรองแทนใบเสร็จ (บ.ก.111) | กิจการ | รับรองรายจ่ายที่จ่ายจริงแต่ผู้รับเงินไม่ออกใบเสร็จ |
ฝั่งรับเงินมีเอกสารคู่กันคือใบสำคัญรับเงิน อ่านความต่างได้ที่ ใบสำคัญรับเงินต่างจากใบเสร็จรับเงินอย่างไร
ใบสำคัญจ่ายที่ดีควรมีอะไรบ้าง
- เลขที่เอกสาร ที่ออกต่อเนื่อง ไม่ซ้ำ ไม่ข้าม (ดู ทำไมเลขที่เอกสารต้องต่อเนื่อง)
- วันที่จ่าย และ ผู้รับเงิน พร้อมเลขประจำตัวผู้เสียภาษีถ้ามี
- รายการที่จ่าย แยกบรรทัด และระบุหมวดค่าใช้จ่าย เพื่อสรุปรายจ่ายรายเดือนได้
- จำนวนเงิน ทั้งตัวเลขและจำนวนเงินตัวอักษร
- VAT และภาษีหัก ณ ที่จ่าย ถ้ามี พร้อมยอดสุทธิที่จ่ายจริง (ดู ภาษีหัก ณ ที่จ่าย 3% หรือ 5%)
- วิธีจ่าย เงินสด โอน หรือเช็ค ถ้าเป็นเช็คควรระบุเลขที่เช็คด้วย
- ผู้จัดทำ ผู้อนุมัติ และผู้รับเงิน ลงนาม
- หลักฐานแนบ เช่น ใบเสร็จ ใบกำกับภาษี ใบแจ้งหนี้ สลิปโอนเงิน หรือสำเนาเช็ค
รายจ่ายก้อนใหญ่ที่จ่ายให้คู่ค้าโดยตรงควรออกใบสำคัญจ่ายเป็นรายครั้ง แต่รายจ่ายหลักสิบหลักร้อยที่เกิดทุกวัน ถ้าออกใบสำคัญทีละใบจะกลายเป็นภาระเอกสารเกินจำเป็น จึงเป็นที่มาของระบบเงินสดย่อย
เงินสดย่อยคืออะไร ทำไมต้องแยกเป็นกอง
เงินสดย่อย (Petty Cash) คือเงินสดก้อนเล็กที่กันไว้จ่ายค่าใช้จ่ายหน้างานประจำวัน เช่น ค่าวินมอเตอร์ไซค์ ค่าจอดรถ ค่าส่งพัสดุ ค่ากาแฟรับรองลูกค้า
ปัญหาที่พบบ่อยคือเงินส่วนนี้ปนกับเงินในกระเป๋าของเจ้าของหรือพนักงาน พอสิ้นเดือนจึงตอบไม่ได้ว่าเงินหายไปไหน วิธีแก้คือแยกเงินสดย่อยเป็น กอง ที่มีวงเงินชัดเจน และมี ผู้รักษาเงิน รับผิดชอบเพียงคนเดียว
ระบบวงเงินคงที่ (Imprest) ทำงานอย่างไร
วิธีที่นิยมที่สุดคือระบบวงเงินคงที่ หลักการมีสามขั้น
- ตั้งวงเงิน เช่น 5,000 บาท แล้วเบิกเงินสดมาใส่กองให้เต็มวงเงิน
- จ่ายและจดทุกครั้ง ผู้รักษาเงินบันทึกรายการ พร้อมเก็บใบเสร็จไว้ (ถ้ามี)
- เติมกลับเต็มวงเงิน เมื่อเงินพร่อง ให้รวบรวมรายการที่จ่ายไป แล้วเบิกเงินเติมเท่ากับยอดที่ใช้ไปพอดี
ข้อดีของระบบนี้คือมีสมการให้ตรวจได้ตลอดเวลา
เงินสดคงเหลือในกอง + ยอดรายจ่ายที่ยังไม่ได้เบิกเติม = วงเงิน
ตัวอย่าง: กองวงเงิน 5,000 บาท สัปดาห์นี้จ่ายไป
| รายการ | จำนวนเงิน (บาท) |
|---|---|
| ค่าวินมอเตอร์ไซค์ไปส่งเอกสาร | 120 |
| ค่าจอดรถ | 60 |
| ค่าส่งพัสดุ | 350 |
| ค่ากาแฟรับรองลูกค้า | 270 |
| รวม | 800 |
เงินในกองต้องเหลือ 5,000 − 800 = 4,200 บาทพอดี ถ้านับได้ไม่ตรง แปลว่ามีรายการที่ลืมจด หรือมีเงินหายที่ต้องหาสาเหตุทันที เมื่อจะเติมกอง ก็เบิกเงิน 800 บาทเพื่อให้กองกลับมาเต็ม 5,000 บาท
ตรวจนับเงินจริงในกองเทียบกับยอดคงเหลือในระบบอย่างสม่ำเสมอ เช่น ทุกสิ้นสัปดาห์ และถ้าทำได้ ให้คนที่อนุมัติการเติมเงินเป็นคนละคนกับผู้รักษาเงิน เพื่อให้มีคนที่สองช่วยตรวจเสมอ
รายจ่ายไม่มีใบเสร็จในกองเงินสดย่อย
รายจ่ายจากเงินสดย่อยจำนวนมากไม่มีใบเสร็จ เช่น ค่าวินหรือค่าที่จอดรถบางแห่ง แทนที่จะออกใบรับรองแทนใบเสร็จทีละรายการ ให้รวบรวมรายการที่ไม่มีใบเสร็จของงวดนั้นแล้วออก บ.ก.111 ฉบับเดียวครอบคลุมทุกรายการ โดยระบุผู้รับเงิน วันที่จ่าย และเหตุผลที่ไม่มีใบเสร็จให้ครบทุกบรรทัด
ส่วนรายการที่มีใบเสร็จอยู่แล้ว ใช้ใบเสร็จนั้นเป็นหลักฐานได้เลย ไม่ต้องออก บ.ก.111 ซ้ำ และอย่าลืมว่า บ.ก.111 ลงเป็นรายจ่ายได้ แต่ใช้เครดิตภาษีซื้อไม่ได้
เงินทดรองจ่าย: เบิกล่วงหน้าแล้วเคลียร์ตามจริง
เงินทดรองจ่าย (Cash Advance) คือเงินที่กิจการจ่ายให้พนักงานล่วงหน้าเพื่อไปทำงานให้กิจการ เช่น ไปออกบูธต่างจังหวัด เมื่อจบงาน พนักงานต้องนำหลักฐานมา เคลียร์ เทียบยอดที่เบิกกับยอดที่ใช้จริง
| กรณี | ตัวอย่าง (บาท) | ผลตอนเคลียร์ |
|---|---|---|
| ใช้น้อยกว่าที่เบิก | เบิก 10,000 ใช้จริง 8,650 | พนักงานคืนเงินส่วนที่เหลือ 1,350 บาท |
| ใช้พอดี | เบิก 10,000 ใช้จริง 10,000 | ปิดยอดได้ทันที |
| ใช้เกินที่เบิก | เบิก 10,000 ใช้จริง 11,200 | กิจการจ่ายเพิ่มให้ 1,200 บาท |
ควรกำหนดเวลาเคลียร์ให้ชัด เช่น ภายในไม่กี่วันหลังจบงาน เงินทดรองที่ค้างไม่เคลียร์นาน ๆ จะกลายเป็นยอดที่ไม่มีใครตอบได้ว่าใช้ไปกับอะไร และรายจ่ายที่ไม่มีใบเสร็จระหว่างทางก็ควรออก บ.ก.111 ให้เรียบร้อยก่อนปิดยอด
ใน VoucherFlow เมนูเงินสดย่อยให้ตั้งกองพร้อมวงเงินและผู้รักษาเงิน บันทึกรายจ่ายแล้วยอดคงเหลือลดลงทันที ปุ่มเติมเงินเข้ากองคำนวณยอดที่ทำให้กองกลับเต็มวงเงินให้เอง และติ๊กเลือกรายจ่ายที่ไม่มีใบเสร็จเพื่อออกใบรับรองแทนใบเสร็จฉบับเดียวครอบทุกรายการได้ ส่วนเงินทดรองจ่าย ระบบสรุปยอดเบิกกับยอดใช้จริงตอนเคลียร์ให้ว่าต้องรับคืนหรือจ่ายเพิ่ม ดูขั้นตอนเต็มได้ในคู่มือการใช้งาน (ทะเบียนเงินสดย่อยอยู่ในแพ็กเกจแบบชำระเงิน)
สรุป
ใบสำคัญจ่ายคือเอกสารที่กิจการทำขึ้นเองเพื่อบันทึกทุกการจ่ายเงิน พร้อมผูกหลักฐานและผู้อนุมัติไว้ด้วยกัน สำหรับรายจ่ายเล็กน้อยรายวัน ให้ใช้กองเงินสดย่อยแบบวงเงินคงที่ ตรวจนับให้ตรงสมการเสมอ แล้วรวมรายการที่ไม่มีใบเสร็จออก บ.ก.111 ทีเดียวต่องวด ส่วนเงินทดรองจ่ายต้องเคลียร์ตามจริงทุกครั้ง เท่านี้เงินที่ไหลออกจากกิจการก็ตรวจสอบย้อนหลังได้ทุกบาท
บทความนี้เป็นข้อมูลทั่วไปเพื่อความเข้าใจเบื้องต้น ไม่ใช่คำแนะนำทางบัญชีหรือภาษีเฉพาะกรณี วิธีบันทึกบัญชีเงินสดย่อยและเงินทดรองจ่ายควรสอดคล้องกับนโยบายของกิจการ หากไม่แน่ใจควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือผู้สอบบัญชีของกิจการ
บทความนี้เป็นข้อมูลทั่วไปเพื่อความเข้าใจ ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายหรือภาษี กรณีมีข้อสงสัยควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญและตรวจสอบกฎหมายฉบับล่าสุด
พร้อมลดงานเอกสารการเงินให้ง่ายขึ้นแล้วหรือยัง?
VoucherFlow ออกใบสำคัญรับ-จ่าย ใบรับรองแทนใบเสร็จ (บ.ก.111) หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) และพิมพ์เช็ค ครบในที่เดียว เริ่มทดลองใช้ได้ฟรี